Was ist zertifi­zierte Datenlö­schung?

Zertifi­zierte Datenlö­schung: Definition

Das einfache Löschen von Dateien oder das Formatieren einer Festplatte entfernt Daten nicht wirklich: Sie lassen sich oft mit frei verfügbaren Werkzeugen wiederherstellen. Bei der zertifizierten Datenlöschung werden Daten dagegen mit einem anerkannten Verfahren unwiederbringlich entfernt, und ein Protokoll belegt Gerät, Verfahren, Zeitpunkt und Ergebnis.

Zum Einsatz kommen drei Wege: das Überschreiben der Daten mit Software, das kryptografische Löschen verschlüsselter Datenträger durch Vernichtung des Schlüssels und die physische Zerstörung, etwa durch Schreddern. Orientierung bieten die Norm DIN 66399 für die Vernichtung von Datenträgern und die internationale Richtlinie NIST SP 800-88.

Verfahren und Beson­der­heiten

Welche Methode passt, hängt vom Datenträger und vom Schutzbedarf der Daten ab. Bei klassischen Festplatten genügt oft das Überschreiben nach anerkanntem Verfahren. Bei SSDs ist das Überschreiben dagegen unzuverlässig, weil der Controller Speicherzellen intern verwaltet; hier sind herstellerspezifische Löschbefehle, kryptografisches Löschen oder Zerstörung gefragt.

• Festplatten (HDD): Überschreiben mit Löschsoftware oder Schreddern
• SSDs und NVMe: Secure-Erase-Befehl, kryptografisches Löschen oder Zerstörung
• Smartphones und Tablets: Verschlüsselung plus Werkseinstellung, bei Bedarf Löschen über die Geräteverwaltung
• Defekte Datenträger: physische Zerstörung nach DIN 66399
• Löschprotokoll mit Seriennummer, Verfahren, Datum und Ergebnis
• Dokumentierte Übergabe und Transportkette bei externer Abholung

Praxis­bei­spiel: Arztpraxis tauscht zehn Rechner

Eine Arztpraxis ersetzt zehn Arbeitsplatzrechner. Auf den Festplatten liegen Patientendaten, die besonders geschützt sind. Die Altgeräte stehen im Keller, ein Mitarbeiter möchte einen Rechner mit nach Hause nehmen, und ein Recyclinghof bietet die Abholung an. Ob und wie die Daten gelöscht wurden, weiß niemand.

Die Praxis beauftragt eine dokumentierte Löschung: Geräte werden erfasst, Datenträger gelöscht oder zerstört, und für jedes Gerät entsteht ein Protokoll. Brauchbare Rechner werden weitergegeben, defekte Datenträger physisch vernichtet. Die Praxis kann so im Streitfall nachweisen, dass Patientendaten nicht in falsche Hände gelangt sind.

Rechtlicher Hintergrund und typische Fehler

Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss sie nach der DSGVO angemessen schützen und löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Das schließt Datenträger am Ende ihrer Nutzung ein. Ein Löschprotokoll hilft, die geforderten technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen. Beauftragen Sie einen Dienstleister, ist in der Regel ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig.

Typische Fehler sind das bloße Formatieren, Datenträger, die beim Gerätetausch vergessen werden, Smartphones ohne Rücksetzung, SSDs, die nur überschrieben werden, und fehlende Nachweise. Auch Wechseldatenträger, Cloud-Speicher und Drucker mit eingebauter Festplatte werden gern übersehen. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Worauf Unternehmen achten sollten

Legen Sie fest, welche Geräte und Datenträger bei Austausch oder Rückgabe gelöscht werden müssen, und verankern Sie das im Offboarding und im Gerätetausch-Prozess. Nano Concepts organisiert Rücknahme, Inventur und zertifizierte Löschung im Rahmen von Rollouts, dokumentiert jedes Gerät und liefert die Nachweise für Ihre Unterlagen.