Prozess­automatisierung: Routinearbeit erledigt sich von selbst

Ein klar umrissener Workflow, etwa vom Kontaktformular ins CRM inklusive Bestätigung, kann je nach Umfang im Paket Starter ab 2.500 € liegen. Mehrere verknüpfte Abläufe mit Schnittstellen zu ERP oder Buchhaltung gehören typischerweise ins Paket Professional ab 8.000 €. Unternehmensweite Automatisierung kalkulieren wir als Enterprise individuell.

Ein einzelner Workflow ist oft in wenigen Wochen produktiv. Bei mehreren Systemen und Abteilungen planen wir in Etappen, sodass erste Automatisierungen früh Nutzen bringen. Nach der Prozessaufnahme erhalten Sie einen konkreten Zeitplan.

Für viele Abläufe sind Workflow-Plattformen wie n8n oder Make schnell und wirtschaftlich. Bei großen Datenmengen, komplexer Logik oder besonderen Datenschutzanforderungen entwickeln wir individuelle Dienste. n8n lässt sich zudem selbst hosten, etwa auf einem Server in Deutschland.

Jeder Lauf wird protokolliert. Schlägt ein Schritt fehl, etwa weil ein System nicht erreichbar ist, wird der Vorgang erneut versucht oder die zuständige Person benachrichtigt. So bleiben Fehler nicht unbemerkt.

Häufig ja. Fehlt eine Schnittstelle, arbeiten wir mit Dateiexporten, direkten Datenbankzugriffen oder der Auswertung von E-Mails. Ob das im Einzelfall zuverlässig und zulässig ist, prüfen wir vorab gemeinsam mit Ihnen.

Nach dem kostenlosen Erstgespräch nehmen wir Ihre Abläufe auf und erstellen ein transparentes Angebot. Danach bauen und testen wir den Workflow, starten einen Pilotbetrieb und rollen ihn nach Ihrer Freigabe aus.

Beschreiben Sie den Ablauf zuerst Schritt für Schritt: Wer macht was, mit welchen Daten, in welchen Programmen? Wählen Sie dann einen Ablauf, der häufig vorkommt und klaren Regeln folgt, und prüfen Sie, welche Systeme Schnittstellen bieten. Anschließend wird der Workflow gebaut, mit echten Fällen getestet und schrittweise eingeführt – genau so gehen wir in unseren Projekten vor.

Gut geeignet sind Abläufe, die häufig vorkommen, klaren Regeln folgen und mit digitalen Daten arbeiten – etwa Anfragen ins CRM übernehmen, Angebote und Dokumente erzeugen, Rechnungseingänge erfassen, Onboarding-Schritte im Personalbereich oder Datenabgleiche zwischen Shop und Warenwirtschaft. Weniger geeignet sind seltene Sonderfälle mit vielen Ermessensentscheidungen. Wir priorisieren nach Aufwand und Nutzen.

Eine n8n-Agentur plant, baut und betreibt Workflows auf der Automatisierungsplattform n8n – von der Prozessaufnahme über Schnittstellen und Fehlerbehandlung bis zum Hosting. Wir dokumentieren jeden Workflow, richten Benachrichtigungen bei Fehlern ein und übernehmen auf Wunsch die laufende Betreuung. Ihr Team kann einfache Anpassungen nach einer Schulung selbst vornehmen.

Viele vorbereitende Schritte ja: Rechnungen aus E-Mail-Postfächern einsammeln, Belegdaten auslesen, Dokumente benennen und ablegen sowie Daten für die Buchhaltung aufbereiten. Ob und wie die Übergabe an DATEV oder Ihre Buchhaltungssoftware erfolgt, hängt von deren Schnittstellen ab – das prüfen wir vorab. Die fachliche und steuerliche Verantwortung bleibt bei Ihnen und Ihrer Steuerberatung.

Ja, oft sogar besonders, denn in kleinen Teams fehlt die Zeit für Routinearbeit am meisten. Schon ein einzelner Workflow, etwa vom Kontaktformular ins CRM mit automatischer Bestätigung, kann spürbar entlasten. Wir starten bewusst klein, prüfen den Nutzen und bauen erst dann weiter aus.