Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Robotic Process Automation: Definition

Der Begriff klingt nach Industrierobotern, gemeint ist aber reine Software. Ein RPA-Bot ahmt die Arbeitsschritte eines Menschen am Bildschirm nach: Er meldet sich in einer Anwendung an, öffnet Masken, überträgt Werte aus einer Excel-Datei und speichert das Ergebnis.

Der Unterschied zu klassischer Integration: Statt Systeme über Programmierschnittstellen zu verbinden, arbeitet RPA auf der Oberfläche. Das macht die Technik attraktiv für ältere Anwendungen, Fachverfahren oder Portale, die keine API anbieten. Auch für Übergangsphasen, etwa bis zur Ablösung eines Altsystems, ist RPA eine Option.

So funktioniert RPA

Zuerst wird ein Ablauf genau dokumentiert, inklusive aller Ausnahmen. Anschließend wird der Bot in einer RPA-Plattform modelliert – häufig per Aufzeichnung und visuellem Editor. Bekannte Anbieter sind etwa UiPath, Automation Anywhere oder Microsoft mit Power Automate.

Man unterscheidet beaufsichtigte Bots, die Mitarbeitende bei Bedarf am eigenen Arbeitsplatz starten, und unbeaufsichtigte Bots, die auf Servern selbstständig nach Zeitplan oder Auslöser arbeiten.

• Daten zwischen Altsystemen ohne Schnittstelle übertragen
• Formulare in Behörden- oder Lieferantenportalen ausfüllen
• Berichte aus mehreren Anwendungen zusammenstellen
• Stammdaten prüfen und abgleichen
• Rechnungsdaten in die Buchhaltungssoftware übernehmen

Vorteile und Grenzen von RPA

RPA lässt sich vergleichsweise schnell einführen, ohne bestehende Systeme zu verändern. Bots arbeiten gleichbleibend nach Vorgabe, auch nachts, und protokollieren jeden Schritt. Das entlastet Teams bei Massenarbeiten mit vielen gleichartigen Vorgängen.

Die größte Schwäche ist die Abhängigkeit von der Oberfläche: Ändert sich ein Button oder ein Maskenlayout, kann der Bot scheitern. RPA ist daher oft eine Brückentechnologie. Wo eine stabile API verfügbar ist, ist eine direkte Integration meist robuster und günstiger im Betrieb.

Unstrukturierte Inhalte wie frei formulierte E-Mails kann klassisches RPA allein nicht verstehen. Hierfür wird es zunehmend mit KI kombiniert, die Dokumente ausliest und Anliegen einordnet.

Praxisbeispiel: Wann RPA sinnvoll ist

Ein Großhändler erhält Lieferavise als PDF per E-Mail und muss die Daten in eine ältere Warenwirtschaft ohne Importfunktion eintippen. Ein Bot liest die Daten mithilfe einer Texterkennung aus, trägt sie in die Masken ein und meldet unklare Fälle an einen Mitarbeiter. Eine Überwachung schlägt Alarm, wenn der Bot hängen bleibt oder sich die Oberfläche geändert hat.

Langfristig kann es sinnvoll sein, die Warenwirtschaft um eine Schnittstelle zu erweitern und den Bot abzulösen. Nano Concepts bewertet, ob RPA, eine API-Integration oder eine eigene Lösung für Ihren Prozess die wirtschaftlichere Variante ist. Dabei zählen auch Pflegeaufwand und Lebensdauer der beteiligten Systeme.