Buchhaltung automatisieren: vom Rechnungseingang bis zur DATEV-Übergabe
Eingangsrechnungen werden automatisch erfasst, ausgelesen, geprüft und zur Freigabe vorgelegt – statt Belege abzutippen und Ordner zu sortieren. Die vorbereiteten Daten gehen sauber an DATEV oder Ihre Buchhaltungssoftware, die steuerliche Bewertung bleibt bei Ihrer Kanzlei.
Buchhaltung automatisieren heißt, wiederkehrende Schritte wie Rechnungseingang, Belegerfassung, Prüfung, Freigabe und Übergabe an DATEV oder eine Buchhaltungssoftware ohne Abtippen ablaufen zu lassen. Nano Concepts verbindet dafür Postfächer, Ablage und Buchhaltungssysteme mit Workflows, liest Belege per KI oder aus strukturierten E-Rechnungsdaten aus und legt unklare Fälle zur Prüfung vor. Ein abgegrenzter Rechnungseingangs-Workflow liegt je nach Umfang im Paket Starter ab 2.500 €, Lösungen mit mehrstufigen Freigaben und mehreren Systemen typischerweise im Paket Professional ab 8.000 €.
Buchhaltung automatisieren mit Nano Concepts
Wer die Buchhaltung automatisieren will, fängt meist beim Rechnungseingang an – denn dort entsteht die meiste Handarbeit. Rechnungen kommen als PDF per E-Mail, als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD, über Lieferantenportale oder noch auf Papier. Jemand muss sie sammeln, Lieferant, Betrag und Fälligkeit erfassen, mit der Bestellung abgleichen, die Freigabe einholen und alles an die Buchhaltung weitergeben. Genau diese Kette automatisieren wir: Belege werden eingesammelt, ausgelesen, geprüft und vorbereitet übergeben.
Strukturierte E-Rechnungen lesen wir direkt aus, PDFs und Scans mit Texterkennung und KI. Regeln prüfen anschließend, ob Pflichtangaben vorhanden sind, ob eine Rechnung doppelt eingegangen ist und ob Betrag und Bestellung zusammenpassen. Unstimmige Belege landen mit Hinweis bei der zuständigen Person, alle anderen laufen in einen digitalen Freigabeprozess. Die freigegebenen Daten übergeben wir über die von DATEV angebotenen Wege oder an Ihre Buchhaltungssoftware – inklusive Belegbild, damit Ihre Kanzlei ohne Rückfragen weiterarbeiten kann.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können; viele nutzen diesen Anlass, um den gesamten Belegfluss zu digitalisieren. Wir setzen dabei auf Nachvollziehbarkeit: Jeder Schritt wird protokolliert, Originalbelege bleiben unverändert erhalten, und Anforderungen wie die GoBD stimmen wir mit Ihrer Steuerkanzlei ab. Die steuerliche und rechtliche Beurteilung übernehmen wir nicht – unsere Aufgabe ist die Technik, die Ihrer Buchhaltung und Ihrer Kanzlei die Routinearbeit abnimmt.
Typische Anzeichen, dass sich Buchhaltung automatisieren lohnt
- Ihr Team tippt Rechnungsdaten aus PDFs oder Papier in Buchhaltungssoftware oder Excel ab.
- Rechnungen liegen in mehreren Postfächern und Ordnern, und niemand weiß genau, was noch offen ist.
- Freigaben laufen per E-Mail oder Zuruf und verzögern sich, sodass Skonto oder Fristen verloren gehen.
- Ihre Steuerkanzlei fragt regelmäßig nach fehlenden oder unleserlichen Belegen.
- Sie möchten E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern direkt automatisch weiterverarbeiten.
Was wir für Sie umsetzen
Rechnungseingang, Belegerfassung und Freigabe automatisiert – mit sauberer Übergabe an DATEV oder Ihre Buchhaltungssoftware.
Zentraler Belegeingang
Rechnungen aus Postfächern, Lieferantenportalen und Scans laufen an einer Stelle zusammen, werden einheitlich benannt und geordnet abgelegt.
Auslesen per KI & E-Rechnung
Strukturierte XRechnung- und ZUGFeRD-Daten werden direkt übernommen, PDFs und Scans per Texterkennung und KI ausgelesen.
Automatische Prüfungen
Pflichtangaben, Dubletten, Bankverbindung und der Abgleich mit Bestellung oder Lieferschein werden geprüft, Auffälligkeiten markiert.
Digitaler Freigabe-Workflow
Rechnungen gehen je nach Betrag, Kostenstelle oder Lieferant an die richtige Person und werden per Klick freigegeben oder zurückgewiesen.
Übergabe an DATEV & Software
Freigegebene Belege und Daten werden an DATEV oder Ihre Buchhaltungssoftware übergeben – im mit Ihrer Kanzlei abgestimmten Format.
Protokoll & Übersicht
Jeder Beleg ist mit Status und Verlauf nachvollziehbar; offene Freigaben und Fälligkeiten sehen Sie auf einen Blick.
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Mehr erfahrenWarum Unternehmen auf uns setzen
Kein Abtippen mehr
Lieferant, Beträge und Fälligkeiten werden automatisch erfasst – Ihr Team kümmert sich nur noch um Abweichungen.
Fristen und Skonto im Blick
Freigaben bleiben nicht liegen, Durchlaufzeiten sinken, und Zahlungsfristen gehen nicht mehr unter.
Weniger Rückfragen der Kanzlei
Belege kommen vollständig, einheitlich benannt und mit Belegbild bei Ihrer Steuerkanzlei an.
Auffälligkeiten früh erkannt
Doppelte Rechnungen und geänderte Bankverbindungen werden markiert, bevor eine Zahlung freigegeben wird.
Buchhaltung automatisieren in Ihrer Branche
So sieht Buchhaltung automatisieren in typischen Branchen aus – konkrete Beispiele aus dem Unternehmensalltag.
Industrie & Fertigung
Ein Maschinenbauer gleicht Eingangsrechnungen automatisch mit Bestellung und Wareneingang im ERP ab; nur Abweichungen landen beim Einkauf.
Mehr erfahrenHandel & E-Commerce
Ein Händler mit vielen Lieferanten lässt Rechnungen aus Portalen und Postfächern zentral einsammeln, auslesen und mit einem Kontierungsvorschlag zur Bestätigung vorlegen.
Mehr erfahrenLogistik
Ein Logistikunternehmen verarbeitet Tank-, Maut- und Werkstattrechnungen automatisch und ordnet sie dem richtigen Fahrzeug und Auftrag zu.
Mehr erfahrenGesundheit & Pflege
Eine Praxisgemeinschaft lässt Rechnungen für Material und Dienstleister automatisch erfassen und nach Standort und Kostenstelle zur Freigabe vorlegen.
Mehr erfahrenImmobilien
Eine Hausverwaltung ordnet Handwerker- und Versorgerrechnungen automatisch dem richtigen Objekt zu und bereitet sie für die Nebenkostenabrechnung vor.
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Ein Finanzdienstleister automatisiert den Rechnungseingang mit Vier-Augen-Freigabe und lückenlosem Protokoll für interne Kontrollen.
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Ein Beratungsunternehmen erfasst Reisekosten- und Fremdleistungsbelege automatisch und ordnet sie Projekten zu, damit sie weiterberechnet werden können.
Mehr erfahrenHandwerk
Ein Handwerksbetrieb fotografiert Materialbelege auf der Baustelle; die Daten werden ausgelesen, dem Auftrag zugeordnet und an die Kanzlei übergeben.
Mehr erfahrenStartups
Ein Startup richtet den Belegfluss von Anfang an automatisiert ein – von SaaS-Rechnungen im Postfach bis zur Übergabe an die Steuerkanzlei.
Mehr erfahrenBildung & Forschung
Ein Bildungsträger ordnet Rechnungen von Dozenten und Raumanbietern automatisch Kursen und Fördertöpfen zu und hält Nachweise geordnet bereit.
Mehr erfahrenTourismus & Gastronomie
Ein Hotelbetrieb verarbeitet die vielen Lieferantenrechnungen aus Küche und Haustechnik automatisch und lässt sie je Abteilung freigeben.
Mehr erfahrenMedien & Kreativwirtschaft
Eine Agentur erfasst Rechnungen von Freelancern und Lizenzgebern automatisch und ordnet sie den Kundenprojekten für die Weiterberechnung zu.
Mehr erfahrenSo läuft Ihr Projekt ab
- Belegfluss aufnehmenWir erfassen, wie Rechnungen heute eingehen, wer prüft und freigibt und in welchem Format Ihre Kanzlei die Daten braucht.
- Abstimmung mit der KanzleiÜbergabeformat, Zuordnungslogik und Ablage klären wir gemeinsam mit Ihrer Steuerkanzlei, bevor gebaut wird.
- Workflow einrichtenBelegeingang, Auslesen, Prüfregeln und Freigabestufen werden eingerichtet und an Ihre Systeme angebunden.
- Testlauf mit echten BelegenWir verarbeiten einen repräsentativen Stapel echter Rechnungen und verfeinern Erkennung und Regeln, bis die Ergebnisse stimmen.
- Livebetrieb & PflegeNach dem Start überwachen wir die Läufe, nehmen neue Lieferanten und Sonderfälle auf und passen den Workflow an Änderungen an.
Technologien & Werkzeuge
Häufige Fragen zu Buchhaltung automatisieren
Ein abgegrenzter Workflow für den Rechnungseingang mit Auslesen, Prüfung und Übergabe liegt je nach Umfang im Paket Starter ab 2.500 €. Mehrstufige Freigaben, ERP-Abgleich und mehrere Gesellschaften gehören typischerweise ins Paket Professional ab 8.000 €, sehr große Lösungen kalkulieren wir als Enterprise individuell. Laufende Kosten für Hosting oder KI-Nutzung weisen wir transparent aus; das genaue Angebot folgt nach dem kostenlosen Erstgespräch.
Zum großen Teil die Vorarbeit: KI liest Rechnungen aus, erkennt Lieferanten und schlägt Zuordnungen vor. Regeln prüfen die Ergebnisse, und unklare Fälle gehen an einen Menschen. Die Verantwortung für Buchung und steuerliche Beurteilung bleibt bei Ihrer Buchhaltung bzw. Steuerkanzlei.
Ja, DATEV ist bei vielen Unternehmen das System der Kanzlei. Wir übergeben Belege und Daten über die von DATEV angebotenen Wege und stimmen Format und Ablauf mit Ihrer Kanzlei ab. DATEV-eigene Automatisierungsangebote können parallel genutzt werden; deren Konditionen erfahren Sie bei DATEV oder Ihrer Kanzlei.
Ja, n8n eignet sich gut, um Postfächer, Ablage, KI-Auslesen und Buchhaltungssysteme zu verbinden, und lässt sich auf einem Server in Deutschland selbst betreiben. Bei hohen Belegmengen oder speziellen Prüfregeln ergänzen wir eigene Dienste. Welche Lösung passt, entscheiden wir nach der Analyse Ihres Belegflusses.
Ein Workflow für den Rechnungseingang ist oft in wenigen Wochen im Testbetrieb. Freigabeprozesse über mehrere Abteilungen oder Gesellschaften brauchen mehr Abstimmung. Nach der Aufnahme Ihres Belegflusses erhalten Sie einen konkreten Zeitplan.
Wir bauen die Lösung so, dass Originalbelege unverändert erhalten bleiben, jeder Schritt protokolliert wird und die Ablage nachvollziehbar ist. Ob Ihre Verfahren insgesamt den GoBD entsprechen, beurteilt Ihre Steuerkanzlei; für die Verfahrensdokumentation liefern wir die technische Beschreibung. Dieser Hinweis ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
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