Was ist eine Datenmi­gra­tion?

Datenmi­gra­tion: Definition und Anlässe

Eine Datenmigration überführt Daten aus einem Quellsystem in ein Zielsystem. Anlass ist meist ein Systemwechsel: die Ablösung einer Altsoftware, der Umzug in die Cloud, der Wechsel des Shopsystems, das Zusammenführen zweier Firmen-IT-Landschaften oder der Umstieg von Excel auf eine Fachanwendung. Dabei ändern sich oft Datenmodell, Feldnamen und Formate.

Technisch spricht man häufig von ETL: Extrahieren, Transformieren, Laden. Die Daten werden aus dem Altsystem gelesen, in die Struktur des neuen Systems umgewandelt und dort eingespielt. Die eigentliche Schwierigkeit liegt selten im Kopieren, sondern darin, die Daten fachlich richtig zuzuordnen.

So läuft eine Migration ab

Am Anfang steht die Analyse: Welche Daten gibt es, welche werden noch gebraucht, in welcher Qualität? Es folgen das Mapping, also die Zuordnung jedes Quellfelds zu einem Zielfeld, und die Bereinigung von Dubletten, Lücken und Formatfehlern. Danach laufen ein oder mehrere Testmigrationen, deren Ergebnis die Fachabteilung prüft.

Beim Umstieg, dem sogenannten Cutover, wird das Altsystem eingefroren, der letzte Datenstand übernommen und per Stichprobe und Summenvergleich geprüft. Bei großen Systemen wird auch schrittweise migriert, damit nicht alles an einem Tag geschehen muss und ein Rückweg möglich bleibt. Wichtig ist eine verbindliche Entscheidung, ab welchem Ergebnis der Umstieg als gelungen gilt.

• Datenumfang und Datenqualität vorab analysieren
• Nicht mehr benötigte Altdaten bewusst aussortieren
• Feldzuordnung (Mapping) schriftlich festhalten
• Mindestens eine vollständige Testmigration mit Prüfung durch die Fachabteilung
• Vollständigkeit per Summen- und Stichprobenvergleich kontrollieren
• Rückfallplan und gesichertes Altsystem bereithalten

Praxis­bei­spiel: Händler wechselt die Waren­wirt­schaft

Ein Fachhändler tauscht seine alte Warenwirtschaft gegen ein modernes System mit Shop-Anbindung. Im Altsystem liegen Kunden mehrfach in leicht unterschiedlicher Schreibweise, Artikelnummern wurden über Jahre uneinheitlich vergeben, und offene Aufträge müssen nach dem Wechsel nahtlos weiterlaufen. Außerdem existieren Altkunden, deren Daten nur noch aufbewahrt, aber nicht mehr aktiv gebraucht werden.

Vor der Migration werden Dubletten zusammengeführt, Artikelstämme bereinigt und Stammdaten und offene Vorgänge getrennt behandelt. In einer Testmigration prüft die Buchhaltung Kundenkonten und Salden. Erst dann erfolgt die Umstellung an einem Wochenende, und am Montag arbeitet das Team im neuen System.

Fehler, Datenschutz und Aufbewahrung

Häufige Fehler sind unterschätzte Datenqualität, ungeklärte Zuständigkeiten, fehlende Testläufe und der Versuch, alles mitzunehmen, auch nutzlosen Altbestand. Personenbezogene Daten gehören nur dann ins neue System, wenn es dafür weiterhin einen Zweck oder eine Aufbewahrungspflicht gibt; Löschfristen sollten vor der Migration geklärt sein.

Steuerrelevante Unterlagen müssen über die gesetzlichen Fristen lesbar bleiben, das Altsystem oder ein Archiv darf deshalb nicht vorschnell abgeschaltet werden. Nano Concepts plant Migrationen mit Mapping, Testläufen und Abnahmeprotokoll und begleitet den Umstieg bis zum stabilen Betrieb. Nach dem Wechsel ist eine Phase intensiver Beobachtung sinnvoll, in der Auffälligkeiten schnell behoben werden.