¿Qué es la migración de datos?

Migración de datos: definición y motivos

Una migración de datos traslada datos de un sistema de origen a un sistema de destino. El motivo suele ser un cambio de sistema: la sustitución de un software antiguo, el paso a la nube, el cambio de plataforma de tienda, la fusión de los sistemas informáticos de dos empresas o el salto de Excel a una aplicación especializada. En el proceso suelen cambiar el modelo de datos, los nombres de los campos y los formatos.

Técnicamente se habla a menudo de ETL: extraer, transformar, cargar. Los datos se leen del sistema antiguo, se convierten a la estructura del sistema nuevo y se cargan allí. La dificultad real rara vez está en copiar, sino en asignar correctamente los datos desde el punto de vista del negocio.

Cómo se desarrolla una migración

Todo empieza con el análisis: ¿qué datos existen, cuáles se siguen necesitando y con qué calidad? Siguen el mapeo, es decir, la asignación de cada campo de origen a un campo de destino, y la depuración de duplicados, lagunas y errores de formato. Después se realizan una o varias migraciones de prueba, cuyo resultado revisa el departamento especializado.

En el cambio definitivo, el llamado cutover, se congela el sistema antiguo, se traspasa el último estado de los datos y se comprueba mediante muestras y comparación de totales. En sistemas grandes también se migra por fases, para que no todo ocurra en un solo día y siga siendo posible volver atrás. Es importante decidir de antemano a partir de qué resultado se considera logrado el cambio.

• Analizar de antemano el volumen y la calidad de los datos
• Descartar de forma consciente los datos antiguos que ya no se necesitan
• Documentar por escrito la asignación de campos (mapeo)
• Al menos una migración de prueba completa, revisada por el departamento especializado
• Comprobar la integridad con comparación de totales y de muestras
• Tener preparados un plan de contingencia y el sistema antiguo asegurado

Ejemplo práctico: un comercio cambia su gestión de almacén

Un comercio especializado sustituye su antigua gestión de almacén por un sistema moderno conectado a la tienda. En el sistema antiguo hay clientes duplicados con grafías ligeramente distintas, los números de artículo se asignaron de forma incoherente durante años y los pedidos abiertos deben continuar sin interrupción tras el cambio. Además, hay antiguos clientes cuyos datos solo se conservan, pero ya no se usan activamente.

Antes de la migración se fusionan los duplicados, se depuran los maestros de artículos y se tratan por separado los datos maestros y las operaciones abiertas. En una migración de prueba, la contabilidad revisa las cuentas de clientes y los saldos. Solo entonces se realiza el cambio durante un fin de semana, y el lunes el equipo trabaja en el sistema nuevo.

Errores, protección de datos y conservación

Los errores habituales son subestimar la calidad de los datos, responsabilidades poco claras, falta de pruebas e intentar llevarse todo, incluidos datos antiguos inútiles. Los datos personales solo deben pasar al sistema nuevo si sigue existiendo una finalidad o una obligación de conservación; los plazos de supresión deben aclararse antes de la migración.

Los documentos relevantes a efectos fiscales deben seguir siendo legibles durante los plazos legales, de modo que el sistema antiguo o un archivo no deben desconectarse con precipitación. Nano Concepts planifica las migraciones con mapeo, pruebas y acta de aceptación, y acompaña el cambio hasta que la operación es estable. Tras el cambio conviene una fase de observación intensiva, en la que las anomalías se corrigen con rapidez.