¿Qué es un sistema de gestión de mercancías?

Gestión de mercancías: definición y cometido

Un sistema de gestión de mercancías administra los productos de una empresa comercial o industrial desde la compra hasta el envío. Lleva los datos maestros de artículos, las existencias, los proveedores, los pedidos de compra, los pedidos de clientes, los albaranes y las facturas. Cada movimiento se contabiliza para que las existencias del sistema coincidan con el almacén real. El resultado es una información fiable sobre lo que se puede entregar y lo que no.

La gestión de mercancías es un área parcial de un sistema ERP. Para comercios sin producción propia suele bastar como herramienta central, porque cubre exactamente los procesos que cuentan en el día a día. La contabilidad y las nóminas suelen funcionar en programas aparte, conectados mediante interfaces.

Funciones en resumen

Las funciones principales son la gestión de existencias con cantidades mínimas y puntos de pedido, propuestas de reposición, gestión de presupuestos y pedidos, facturación, gestión de envíos e informes sobre ventas, margen y productos de baja rotación. Según el sector se añaden la gestión de lotes o números de serie, varios almacenes, listas de materiales y venta directa desde proveedor, en la que este entrega directamente al cliente.

Para el comercio online es decisiva la conexión con tiendas y marketplaces. Los pedidos fluyen automáticamente a la gestión de mercancías, y las existencias y los precios vuelven a la tienda. Soluciones conocidas son, por ejemplo, JTL-Wawi, Xentral o Plentymarkets; además existen soluciones sectoriales y desarrollos a medida.

• Gestión de existencias con cantidades mínimas y propuestas de reposición
• Presupuestos, pedidos, albaranes y facturas
• Varios almacenes, lotes y números de serie
• Conexión con tienda online, marketplaces y empresas de transporte
• Informes sobre ventas, margen y rotación de existencias

Ejemplo práctico: un comercio con tienda física y online

Un comercio especializado vende en su tienda física y en una tienda online. Hasta ahora las existencias se concilian a mano. El resultado: se venden artículos online que en la tienda ya no están y los clientes reciben cancelaciones. Con un sistema de gestión de mercancías, tienda física y online trabajan con las mismas existencias y las ventas se contabilizan al instante.

Además, el sistema genera propuestas de reposición para los proveedores, imprime etiquetas de envío y pasa las facturas a la contabilidad, por ejemplo mediante una interfaz con DATEV. El comerciante ahorra tiempo en la oficina y vende con más fiabilidad, porque la disponibilidad y los plazos de entrega son correctos. También las devoluciones y los abonos pueden seguirse con claridad, sin que nadie tenga que conciliar listas.

Selección, errores habituales e imple­menta­ción

Antes de elegir, compruebe qué procesos son realmente necesarios y qué interfaces requiere el sistema. Errores típicos son los datos maestros descuidados, los movimientos de mercancías sin contabilizar, demasiadas soluciones especiales y la falta de formación. Planifique con cuidado la migración de datos y un inventario al inicio, para que las existencias sean correctas desde el primer día.

Nano Concepts conecta la gestión de mercancías, la tienda online, los marketplaces y la contabilidad mediante interfaces y desarrolla funciones adicionales cuando las soluciones estándar no reflejan sus procesos, por ejemplo una app de almacén para el móvil, lógicas de precios propias o informes para la dirección. Si lo desea, también apoyamos el paso desde Excel o una solución antigua.