Was ist ein Waren­wirt­schafts­system?

Waren­wirt­schaft: Definition und Aufgabe

Ein Warenwirtschaftssystem verwaltet die Waren eines Handels- oder Produktionsbetriebs vom Einkauf bis zum Versand. Es führt Artikelstammdaten, Lagerbestände, Lieferanten, Bestellungen, Kundenaufträge, Lieferscheine und Rechnungen. Jede Bewegung wird gebucht, damit der Bestand im System dem tatsächlichen Lager entspricht. Das Ergebnis ist eine verlässliche Auskunft darüber, was lieferbar ist und was nicht.

Die Warenwirtschaft ist ein Teilbereich eines ERP-Systems. Für Händler ohne eigene Produktion reicht sie oft als zentrales Werkzeug, weil sie genau die Abläufe abdeckt, die im Tagesgeschäft zählen. Buchhaltung und Lohnabrechnung laufen meist in separaten Programmen und werden über Schnittstellen angebunden.

Funktionen im Überblick

Kernfunktionen sind Bestandsführung mit Mindestmengen und Meldebestand, Bestellvorschläge, Angebots- und Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung, Versandabwicklung sowie Auswertungen zu Umsatz, Marge und Ladenhütern. Je nach Branche kommen Chargen- oder Seriennummernverwaltung, mehrere Lager, Stücklisten und Streckengeschäft hinzu, bei dem der Lieferant direkt an den Kunden liefert.

Für den Onlinehandel ist die Anbindung an Shops und Marktplätze entscheidend. Bestellungen fließen automatisch in die Warenwirtschaft, Bestände und Preise gehen zurück an den Shop. Bekannte Lösungen sind etwa JTL-Wawi, Xentral oder Plentymarkets; daneben gibt es Branchenlösungen und Individualentwicklungen.

• Bestandsführung mit Mindestmengen und Bestellvorschlägen
• Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen
• Mehrere Lager, Chargen und Seriennummern
• Anbindung an Onlineshop, Marktplätze und Versanddienstleister
• Auswertungen zu Umsatz, Marge und Lagerumschlag

Praxis­bei­spiel: Händler mit Laden und Online­shop

Ein Fachhändler verkauft im Ladengeschäft und über einen Onlineshop. Bisher werden Bestände von Hand abgeglichen. Das Ergebnis: Artikel werden online verkauft, obwohl sie im Laden schon weg sind, und Kunden erhalten Absagen. Mit einer Warenwirtschaft gelten für Laden und Shop dieselben Bestände, Verkäufe werden sofort gebucht.

Zusätzlich erzeugt das System Bestellvorschläge für Lieferanten, druckt Versandetiketten und übergibt Rechnungen an die Buchhaltung, zum Beispiel über eine DATEV-Schnittstelle. Der Händler spart Zeit im Büro und verkauft zuverlässiger, weil Verfügbarkeit und Lieferzeiten stimmen. Auch Retouren und Gutschriften lassen sich sauber nachvollziehen, ohne dass jemand Listen abgleichen muss.

Auswahl, typische Fehler und Umsetzung

Prüfen Sie vor der Auswahl, welche Abläufe wirklich nötig sind und welche Schnittstellen das System braucht. Typische Fehler sind ungepflegte Stammdaten, nicht gebuchte Warenbewegungen, zu viele Sonderlösungen und fehlende Schulung. Planen Sie die Datenübernahme und eine Inventur zum Start sorgfältig ein, damit der Bestand von Beginn an stimmt.

Nano Concepts bindet Warenwirtschaft, Onlineshop, Marktplätze und Buchhaltung über Schnittstellen aneinander und entwickelt Zusatzfunktionen, wenn Standardlösungen Ihre Abläufe nicht abbilden, zum Beispiel eine Lagerapp für das Smartphone, individuelle Preislogiken oder Berichte für die Geschäftsführung. Auf Wunsch begleiten wir auch den Umstieg von Excel oder einer Altlösung.