¿Qué son los GoBD?

GoBD: definición e importancia

Los GoBD son una circular del Ministerio Federal de Hacienda alemán (BMF) que concreta las obligaciones legales del Código Tributario y del Código de Comercio para la contabilidad informatizada. No es una ley, pero vincula a la administración tributaria y es el criterio de referencia en las inspecciones fiscales. La versión actual se remonta a la circular del 28 de noviembre de 2019 y se ha ido actualizando desde entonces.

Los GoBD afectan a todas las personas que llevan libros o elaboran registros con fines fiscales: empresas, autónomos con régimen de ingresos y gastos y también negocios que elaboran balances. Se aplican al software de contabilidad, de caja, de gestión y de facturación, a los justificantes escaneados y a los datos fiscalmente relevantes de sistemas anteriores y posteriores.

Los principios esenciales

El núcleo de los GoBD es que un tercero experto pueda seguir la contabilidad en un tiempo razonable. Para ello, las operaciones deben registrarse de forma completa, correcta, puntual y ordenada. Los asientos y registros no pueden modificarse sin dejar rastro; los cambios deben seguir siendo reconocibles y trazables. Esto vale tanto para el papel como para el software.

• Trazabilidad y verificabilidad desde el justificante hasta el análisis
• Integridad y exactitud de las operaciones registradas
• Registro puntual, por ejemplo los ingresos en caja a diario
• Inalterabilidad: los cambios se registran en lugar de sobrescribirse
• Documentación de procesos que describa procedimientos y sistemas
• Conservación y acceso a los datos para la administración tributaria

Ejemplo práctico: una empresa de oficios escanea sus justifi­cantes

Una empresa de oficios escanea sus facturas recibidas, tira los originales en papel y guarda los escaneos en una carpeta compartida. En una inspección fiscal, el inspector pregunta por la documentación de procesos y por cómo se garantiza que los escaneos estén completos y sin alterar. El procedimiento de escaneado no está descrito y la carpeta no está protegida frente a cambios.

Lo mejor es un proceso documentado: quién escanea y cuándo, cómo se controla la calidad, dónde se archiva. A ello se suman un sistema de gestión documental o de contabilidad con registro de cambios y control de permisos, una norma sobre la destrucción de los originales en papel y copias de seguridad periódicas. Con esa documentación se puede acreditar el escaneado sustitutivo.

Conservación, errores y límites

Los libros, las cuentas anuales y los registros deben conservarse, por regla general, diez años; los justificantes contables, ocho años desde 2025; y la correspondencia comercial y de negocios, seis años. Durante ese tiempo, los datos deben seguir siendo legibles, inalterables y analizables por máquina. En una inspección, la administración tributaria tiene derecho de acceso a los datos, incluida su entrega en un soporte de datos.

Errores típicos: archivar solo una imagen en PDF en lugar de los datos originales, dejar las facturas en la bandeja de entrada del correo, usar hojas de cálculo sin registro de cambios como contabilidad, cambiar de sistema sin migrar los datos y no contar con documentación de procesos. Las facturas electrónicas estructuradas deben conservarse en su formato original.

Qué deben tener en cuenta las empresas

Aclare con su asesoría fiscal qué sistemas contienen datos fiscalmente relevantes y compruebe si registran los cambios, asignan permisos y permiten exportar los datos. Documente procesos y responsabilidades, también en las interfaces. Nano Concepts desarrolla interfaces y soluciones de archivo y gestión documental para que los datos se entreguen de forma completa y trazable. Este artículo no sustituye el asesoramiento jurídico.