Was sind die GoBD?

GoBD: Definition und Bedeutung

Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF), das die gesetzlichen Pflichten aus Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch für die Buchführung am Computer konkretisiert. Es ist kein Gesetz, bindet aber die Finanzverwaltung und ist Maßstab bei der Betriebsprüfung. Die heutige Fassung geht auf das Schreiben vom 28. November 2019 zurück und wurde seither fortgeschrieben.

Die GoBD betreffen alle, die Bücher führen oder Aufzeichnungen für Steuerzwecke erstellen: Unternehmen, Selbstständige mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung ebenso wie bilanzierende Betriebe. Sie gelten für Buchhaltungs-, Kassen-, Warenwirtschafts- und Abrechnungssoftware, für gescannte Belege und für steuerlich relevante Daten in vor- und nachgelagerten Systemen.

Die zentralen Grundsätze

Kern der GoBD ist, dass ein sachverständiger Dritter die Buchführung in angemessener Zeit nachvollziehen kann. Dafür müssen Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden. Buchungen und Aufzeichnungen dürfen nicht unprotokolliert verändert werden; Änderungen müssen erkennbar und nachvollziehbar bleiben. Das gilt für Papier ebenso wie für Software.

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit vom Beleg bis zur Auswertung
• Vollständigkeit und Richtigkeit der erfassten Geschäftsvorfälle
• Zeitgerechte Erfassung, etwa Kasseneinnahmen täglich
• Unveränderbarkeit: Änderungen werden protokolliert statt überschrieben
• Verfahrensdokumentation, die Abläufe und Systeme beschreibt
• Aufbewahrung und Datenzugriff für die Finanzverwaltung

Praxis­bei­spiel: Hand­werksbe­trieb scannt Belege

Ein Handwerksbetrieb scannt seine Eingangsrechnungen, entsorgt die Papierbelege und legt die Scans in einem gemeinsamen Ordner ab. Bei einer Betriebsprüfung fragt der Prüfer nach der Verfahrensdokumentation und danach, wie sichergestellt ist, dass die Scans vollständig und unverändert sind. Weder der Scanvorgang ist beschrieben, noch ist der Ordner gegen Änderungen geschützt.

Besser ist ein dokumentierter Prozess: wer scannt wann, wie wird die Qualität kontrolliert, wo wird abgelegt. Dazu gehören ein Dokumentenmanagement- oder Buchhaltungssystem mit Änderungsprotokoll und Rechtekonzept, eine Regelung zur Vernichtung der Papieroriginale und regelmäßige Datensicherungen. Mit dieser Dokumentation lässt sich ersetzendes Scannen nachweisen.

Aufbewahrung, Fehler und Grenzen

Bücher, Jahresabschlüsse und Aufzeichnungen sind in der Regel zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. In dieser Zeit müssen die Daten lesbar, unveränderbar und maschinell auswertbar bleiben. Bei einer Prüfung hat die Finanzverwaltung ein Recht auf Datenzugriff, bis hin zur Überlassung auf einem Datenträger.

Typische Fehler: nur ein PDF-Abbild statt der Originaldaten zu archivieren, Rechnungen im E-Mail-Postfach liegen zu lassen, Tabellenkalkulationen ohne Änderungsprotokoll als Buchführung zu nutzen, Systemwechsel ohne Datenübernahme und eine fehlende Verfahrensdokumentation. Strukturierte E-Rechnungen sind im Originalformat aufzubewahren.

Worauf Unternehmen achten sollten

Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche Systeme steuerlich relevante Daten halten, und prüfen Sie, ob diese Änderungen protokollieren, Rechte vergeben und Daten exportieren können. Dokumentieren Sie Abläufe und Zuständigkeiten, auch für Schnittstellen. Nano Concepts entwickelt Schnittstellen sowie Archiv- und Dokumentenlösungen so, dass Daten vollständig und nachvollziehbar übergeben werden. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.