E-Rechnung-Schnittstelle: XRechnung und ZUGFeRD in Ihren Systemen

Für viele kleine Unternehmen genügt die Lösung, die ihr Buchhaltungsprogramm bereits mitbringt. Eine eigene E-Rechnung-Schnittstelle lohnt sich, wenn Rechnungen aus ERP, Shop oder Eigenentwicklung kommen oder Eingangsrechnungen automatisch verarbeitet werden sollen. Einzelne Anbindungen sind im Starter-Paket ab 2.500 € möglich, Versand und Empfang mit Freigabe-Workflow eher im Professional-Paket ab 8.000 € – das genaue Angebot folgt nach dem kostenlosen Erstgespräch.

Nach derzeitigem Stand werden E-Rechnungen in Deutschland nicht an das Finanzamt übermittelt, sondern direkt zwischen Rechnungssteller und Empfänger ausgetauscht. Ein elektronisches Meldesystem wird auf EU-Ebene vorbereitet, ist hierzulande aber noch nicht eingeführt. Wir planen Ihre Schnittstelle so, dass spätere Erweiterungen möglich bleiben; den aktuellen Stand klärt Ihre Steuerberatung.

Die E-Rechnung wird mit ihrer XML-Datei an die Buchhaltung übergeben, sodass Rechnungsdaten nicht neu erfasst werden müssen. Für die Übergabe an DATEV nutzen wir die offiziellen DATEV-Formate und -Schnittstellen und stimmen den genauen Weg mit Ihrer Kanzlei ab – etwa, ob sie mit DATEV Unternehmen online arbeitet.

Empfangen können müssen Unternehmen E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft seit dem 1. Januar 2025. Beim Versand sind bis Ende 2026 noch Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Formate wie PDF zulässig, für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027; ab 2028 gilt die Pflicht grundsätzlich für alle. Ausnahmen bestehen etwa für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, und dieser Überblick ersetzt keine Steuerberatung.

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, etwa eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.0.1, deren Daten maschinell ausgewertet werden können. Eine reine PDF-Datei gilt als sonstige Rechnung und ist nur noch im Rahmen der Übergangsregeln zulässig.

Die Erzeugung von E-Rechnungen aus einem System ist oft in wenigen Wochen umgesetzt, wenn die Rechnungsdaten dort vollständig vorliegen. Mehr Zeit brauchen meist der Empfangsprozess mit Freigaben und die Tests mit Geschäftspartnern. Nach der Bestandsaufnahme erhalten Sie einen realistischen Zeitplan.