Was ist eine E-Rechnung?

E-Rechnung: Definition und Formate

Eine E-Rechnung enthält alle Rechnungsdaten in einem maschinenlesbaren Datensatz, etwa Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Positionen. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931. Ein per E-Mail verschicktes PDF oder ein eingescanntes Papierdokument ist deshalb keine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, auch wenn es elektronisch übermittelt wird.

Zwei Formate sind in Deutschland verbreitet: Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die vor allem im Behördenumfeld genutzt wird. ZUGFeRD ist ein hybrides Format aus lesbarem PDF/A-3 mit eingebettetem XML-Datensatz. Für die steuerliche Anerkennung muss das Profil der Norm entsprechen; die einfachsten Profile („Minimum“ und „Basic WL“) genügen dafür nicht.

Fristen: Was seit 2025 gilt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen und lesen können. Beim Ausstellen gilt eine Übergangszeit: Bis Ende 2026 dürfen Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate wie PDF weiter genutzt werden. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle.

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen
• Fahrausweise sind ausgenommen
• Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen
• Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen, aber nicht ausstellen

Praxis­bei­spiel: Zulieferer stellt den Rech­nungs­pro­zess um

Ein Zulieferer mit 40 Mitarbeitern erhält Eingangsrechnungen bisher als PDF per E-Mail und tippt sie von Hand in die Buchhaltungssoftware. Er richtet ein zentrales Rechnungspostfach ein, lässt Warenwirtschaft und DATEV-Anbindung E-Rechnungen auslesen und prüfen und legt fest, wer Rechnungen freigibt.

Für den Versand stellt er die Rechnungsausgabe auf ZUGFeRD um, testet das Format mit zwei Kunden und archiviert die Datei im Original. So ist er bereit, bevor ab 2027 die Ausstellungspflicht für größere Unternehmen greift, und spart langfristig Erfassungsaufwand, weil Rechnungsdaten nicht mehr von Hand übernommen werden müssen.

Vorteile, Grenzen und typische Fehler

Vorteile sind weniger Abtippen, schnellere Prüfung und die Grundlage für Automatisierung. Grenzen setzen die Formatvielfalt und die Abstimmung mit Kunden und Lieferanten. Rechnungen müssen zudem nach den GoBD unveränderbar und maschinell auswertbar archiviert werden, in der Regel acht Jahre lang.

• PDF per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung
• Original-XML archivieren, nicht nur die Bildansicht
• Pflichtangaben wie die Leitweg-ID bei Behörden beachten
• Gutschriften, Abschläge und Stornos im selben Format abbilden
• Rechnungseingang zentral und nachvollziehbar organisieren

Worauf Unternehmen achten sollten

Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungs-, Warenwirtschafts- oder Shop-Software E-Rechnungen erzeugen und lesen kann, und stimmen Sie das Vorgehen mit Ihrer Steuerberatung ab. Wichtig sind eine GoBD-konforme Archivierung, ein sauberer Prozess für Eingang und Freigabe und gegebenenfalls Schnittstellen zu DATEV. Nano Concepts entwickelt E-Rechnungs-Schnittstellen und Automatisierungen. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.