¿Qué es una factura electrónica?

Factura electrónica: definición y formatos

Una factura electrónica contiene todos los datos de la factura en un conjunto de datos legible por máquina, como número de factura, importes, tipos impositivos y partidas. La base es la norma europea EN 16931. Un PDF enviado por correo o un documento en papel escaneado no es, por tanto, una factura electrónica en el sentido de la ley alemana del IVA, aunque se transmita por vía electrónica.

En Alemania están extendidos dos formatos: XRechnung es un archivo XML puro que se usa sobre todo en el trato con la administración. ZUGFeRD es un formato híbrido formado por un PDF/A-3 legible con un conjunto de datos XML incrustado. Para el reconocimiento fiscal, el perfil debe ajustarse a la norma; los perfiles más sencillos («Minimum» y «Basic WL») no son suficientes.

Plazos: qué rige desde 2025

Desde el 1 de enero de 2025, todas las empresas nacionales deben poder recibir y leer facturas electrónicas en las operaciones B2B. Para la emisión rige un periodo transitorio: hasta finales de 2026 se pueden seguir usando facturas en papel y, con el consentimiento del destinatario, otros formatos electrónicos como el PDF. A partir del 1 de enero de 2027, las empresas con un volumen de negocio del año anterior superior a 800.000 euros deben emitir facturas electrónicas, y desde el 1 de enero de 2028, todas.

• Las facturas de pequeño importe de hasta 250 euros están exentas
• Los títulos de transporte de viajeros están exentos
• Las facturas a clientes particulares (B2C) no se ven afectadas
• Los pequeños empresarios acogidos a la exención del IVA deben recibir, pero no emitir, facturas electrónicas

Ejemplo práctico: un proveedor cambia su proceso de facturación

Un proveedor con 40 empleados recibía hasta ahora las facturas de entrada como PDF por correo y las tecleaba a mano en el software de contabilidad. Crea un buzón central de facturas, hace que su sistema de gestión y la conexión con DATEV lean y comprueben facturas electrónicas, y establece quién las aprueba.

Para el envío, cambia la emisión de facturas a ZUGFeRD, prueba el formato con dos clientes y archiva el archivo en su forma original. Así está preparado antes de que en 2027 se aplique la obligación de emisión a las empresas mayores, y a largo plazo ahorra esfuerzo, porque los datos de la factura ya no se transcriben a mano.

Ventajas, límites y errores habituales

Las ventajas son menos teclear, comprobaciones más rápidas y la base para la automatización. Los límites vienen de la variedad de formatos y de la coordinación con clientes y proveedores. Además, las facturas deben archivarse según los GoBD (los principios alemanes para llevar y conservar libros y registros digitales) de forma inalterable y legible por máquina, por lo general durante ocho años.

• Un PDF enviado por correo no cuenta como factura electrónica
• Archivar el XML original, no solo la imagen visual
• Respetar menciones obligatorias como el Leitweg-ID en la administración
• Reflejar abonos, anticipos y anulaciones en el mismo formato
• Organizar la recepción de facturas de forma central y trazable

Qué deben tener en cuenta las empresas

Compruebe si su software de contabilidad, de gestión o de tienda puede generar y leer facturas electrónicas, y acuerde el procedimiento con su asesoría fiscal. Son importantes un archivo conforme a los GoBD, un proceso limpio de recepción y aprobación y, en su caso, interfaces con DATEV. Nano Concepts desarrolla interfaces y automatizaciones de facturación electrónica. Este artículo no sustituye el asesoramiento jurídico.