Interfaz de factura electrónica: XRechnung y ZUGFeRD en sus sistemas

Para muchas pequeñas empresas basta la solución que ya incluye su programa de contabilidad. Una interfaz propia de factura electrónica compensa cuando las facturas proceden de un ERP, una tienda o un desarrollo propio, o cuando se quieren procesar automáticamente las facturas recibidas. Las conexiones individuales son posibles en el paquete Starter desde 2.500 €; el envío y la recepción con flujo de aprobación, más bien en el paquete Professional desde 8.000 €. La oferta concreta se presenta tras la primera consulta gratuita.

Según el estado actual, en Alemania las facturas electrónicas no se transmiten a la Hacienda (Finanzamt), sino que se intercambian directamente entre quien emite la factura y el destinatario. A escala de la UE se está preparando un sistema de comunicación electrónica, pero en Alemania todavía no se ha introducido. Planificamos su interfaz de modo que sigan siendo posibles ampliaciones posteriores; su asesoría fiscal aclara el estado actual.

La factura electrónica se transfiere a la contabilidad junto con su archivo XML, de modo que los datos de la factura no tienen que volver a registrarse. Para la transferencia a DATEV utilizamos los formatos e interfaces oficiales de DATEV y acordamos la vía exacta con su asesoría; por ejemplo, si trabaja con DATEV Unternehmen online.

Las empresas deben poder recibir facturas electrónicas en las operaciones B2B nacionales desde el 1 de enero de 2025. En cuanto al envío, hasta finales de 2026 siguen siendo admisibles las facturas en papel y —con el consentimiento del destinatario— otros formatos electrónicos como PDF; para empresas con una facturación del año anterior de hasta 800.000 €, hasta finales de 2027; a partir de 2028 la obligación rige en principio para todos. Existen excepciones, por ejemplo para facturas de pequeño importe de hasta 250 €, y este resumen no sustituye el asesoramiento fiscal.

No. Una factura electrónica es un conjunto de datos estructurado conforme a EN 16931, por ejemplo una XRechnung o una factura ZUGFeRD desde la versión 2.0.1, cuyos datos pueden evaluarse automáticamente. Un simple archivo PDF se considera otra factura y solo es admisible ya dentro de las normas transitorias.

La generación de facturas electrónicas desde un sistema suele estar lista en pocas semanas si los datos de la factura están completos en él. El proceso de recepción con aprobaciones y las pruebas con socios comerciales suelen requerir más tiempo. Tras el inventario recibirá un calendario realista.