¿Qué es la automatiza­ción robótica de procesos (RPA)?

Automatiza­ción robótica de procesos: definición

El término suena a robots industriales, pero se refiere únicamente a software. Un bot de RPA imita los pasos de trabajo que una persona realiza en la pantalla: inicia sesión en una aplicación, abre formularios, transfiere valores desde un archivo de Excel y guarda el resultado.

La diferencia con la integración clásica: en lugar de conectar sistemas mediante interfaces de programación, la RPA trabaja sobre la interfaz de usuario. Esto hace que la tecnología resulte atractiva para aplicaciones antiguas, aplicaciones sectoriales especializadas o portales que no ofrecen API. También es una opción para fases de transición, por ejemplo hasta la sustitución de un sistema heredado.

Así funciona la RPA

Primero se documenta con precisión un proceso, incluidas todas sus excepciones. Después, el bot se modela en una plataforma de RPA, a menudo mediante grabación y un editor visual. Algunos proveedores conocidos son UiPath, Automation Anywhere o Microsoft con Power Automate.

Se distingue entre bots supervisados (attended), que los empleados inician cuando lo necesitan en su propio puesto de trabajo, y bots no supervisados (unattended), que trabajan de forma autónoma en servidores según una programación o un desencadenante.

• Transferir datos entre sistemas heredados sin interfaz
• Completar formularios en portales de organismos públicos o de proveedores
• Elaborar informes a partir de varias aplicaciones
• Comprobar y sincronizar datos maestros
• Trasladar los datos de las facturas al software de contabilidad

Ventajas y límites de la RPA

La RPA puede implantarse con relativa rapidez, sin modificar los sistemas existentes. Los bots trabajan de forma constante según lo establecido, también de noche, y registran cada paso. Esto descarga a los equipos en los trabajos masivos con muchas operaciones similares.

Su mayor debilidad es la dependencia de la interfaz: si cambia un botón o la disposición de un formulario, el bot puede fallar. Por eso, la RPA suele ser una tecnología puente. Donde hay disponible una API estable, una integración directa suele ser más robusta y más económica de operar.

La RPA clásica por sí sola no puede entender contenidos no estructurados, como correos electrónicos redactados libremente. Para ello se combina cada vez más con IA, que extrae la información de los documentos y clasifica las solicitudes.

Ejemplo práctico: cuándo tiene sentido la RPA

Un mayorista recibe avisos de entrega en PDF por correo electrónico y tiene que teclear los datos en un sistema de gestión de inventario antiguo sin función de importación. Un bot extrae los datos mediante reconocimiento de texto, los introduce en los formularios y notifica los casos dudosos a un empleado. Una monitorización da la alarma si el bot se bloquea o si la interfaz ha cambiado.

A largo plazo, puede tener sentido ampliar el sistema de gestión de inventario con una interfaz y sustituir el bot. Nano Concepts evalúa si la RPA, una integración por API o una solución propia es la opción más rentable para su proceso. También cuentan el esfuerzo de mantenimiento y la vida útil de los sistemas implicados.