Obligación de la factura electrónica: ¿desde cuándo rige y para quién?

Obligación de factura electrónica: desde cuándo rige qué

La obligación de la factura electrónica se remonta a la ley alemana Wachstumschancengesetz (ley de oportunidades de crecimiento) y afecta a las facturas entre empresas establecidas en Alemania. Desde el 1 de enero de 2025 rige la obligación de recepción: toda empresa nacional debe poder recibir y procesar facturas electrónicas. Según el criterio de la administración tributaria, para ello basta ya con un buzón de correo electrónico al que lleguen los archivos de factura. Después, sin embargo, las facturas deben procesarse y archivarse correctamente.

Para la emisión rigen reglas transitorias. En 2025 y 2026, las empresas aún pueden enviar facturas en papel y, con el consentimiento del destinatario, otros formatos electrónicos como PDF. En 2027, esta facilidad solo rige para las empresas cuya facturación total del año anterior no haya superado los 800.000 €. A partir del 1 de enero de 2028, las facturas B2B nacionales deberán emitirse, en principio, como facturas electrónicas.

• Desde el 1/1/2025: obligación de recepción para todas las empresas nacionales
• 2025 y 2026: papel y PDF (con consentimiento) aún admitidos
• 2027: regla transitoria solo con facturación del año anterior de hasta 800.000 €
• Desde el 1/1/2028: obligación de emisión en el B2B nacional, en principio para todos
• Procedimientos EDI con consentimiento, con carácter transitorio hasta finales de 2027

¿Qué es una factura electrónica y qué no lo es?

Una factura electrónica es una factura en un formato electrónico estructurado que permite el procesamiento automático y cumple la norma europea EN 16931. En Alemania están extendidos XRechnung, un formato puramente XML, y ZUGFeRD, que combina un archivo XML con una vista PDF legible. Lo decisivo son los datos estructurados, no la imagen de la factura.

Un simple PDF, por ejemplo generado con un procesador de textos o escaneado, no es en cambio una factura electrónica en el sentido de la ley, sino una llamada factura de otro tipo (sonstige Rechnung). En el ámbito B2B solo es admisible ya dentro de las reglas transitorias. Importante para el archivo: las facturas electrónicas deben conservarse de forma inalterable en el formato original, es decir, con los datos estructurados.

Obligación de factura electrónica para pequeños empresarios y clientes particulares

También los pequeños empresarios (Kleinunternehmer) deben poder recibir facturas electrónicas desde 2025. De la obligación de emitirlas ellos mismos están exentos, en cambio, según las reglas actuales; pueden seguir emitiendo facturas de otro tipo y utilizar facturas electrónicas de forma voluntaria. También están exentas las facturas de pequeño importe de hasta 250 € y los billetes de transporte. En estos casos siguen siendo posibles las facturas en papel y en PDF incluso tras el fin de los períodos transitorios.

Para las facturas a clientes particulares no rige la obligación de factura electrónica. Quien vende exclusivamente a consumidores puede seguir emitiendo facturas como hasta ahora. Pero en cuanto entre sus clientes haya también empresas, para esas facturas se aplican los períodos transitorios y la futura obligación de emisión; por ejemplo, en las empresas de oficios que tienen tanto clientes particulares como comerciales. Aquí debería configurar su programa de facturación de modo que funcionen ambas vías.

Obligación de factura electrónica para asociaciones y arrendadores

En las asociaciones (Vereine) depende de si actúan como empresarios a efectos del IVA, por ejemplo mediante una actividad económica o servicios remunerados a otras empresas. En ese caso, para esa área rigen las mismas reglas que para otras empresas, incluida la obligación de recepción. Una asociación que actúe exclusivamente en el ámbito ideal, por regla general, no se ve afectada.

También los arrendadores son por lo general empresarios a efectos del IVA y deben por ello poder recibir facturas electrónicas, por ejemplo de empresas de oficios o de administradores de fincas. Si y desde cuándo deben emitirlas ellos mismos depende, entre otras cosas, de si el arrendamiento está exento del impuesto o se ha optado por el IVA; para determinadas operaciones exentas existen excepciones. Aclare su caso con su asesoría fiscal.

Aplicar la factura electrónica: los pasos prácticos

Empiece por la recepción: fije a qué dirección se enviarán las facturas electrónicas y compruebe si su contabilidad puede leer y seguir procesando XRechnung y ZUGFeRD. Muchos programas de contabilidad y facturación ya ofrecen funciones para ello. Aclare con su despacho de asesoría fiscal cómo se entregarán y archivarán las facturas de forma conforme a auditoría. Informe a sus proveedores de la dirección de recepción deseada.

El segundo paso es la emisión: ¿puede su programa actual, su tienda o su gestión de mercancías generar facturas estructuradas? Si no, hay dos vías: cambiar a una solución estándar o construir una interfaz que genere facturas electrónicas directamente a partir de sus datos. Aproveche el tiempo transitorio restante para probar el proceso con calma.

• Fijar la dirección de recepción de facturas electrónicas
• Comprobar la legibilidad de XRechnung y ZUGFeRD
• Asegurar el archivo en el formato original
• Comprobar la emisión desde la tienda, el ERP o el software
• Coordinar el proceso con el despacho de asesoría fiscal
• Intercambiar facturas de prueba con socios comerciales

Cómo ayuda Nano Concepts con la factura electrónica

Si sus facturas se generan en un software propio, una tienda online o un sistema de gestión de mercancías, desarrollamos interfaces que generan facturas electrónicas en los formatos habituales y automatizamos el procesamiento de las facturas recibidas, hasta su entrega a DATEV (el software contable habitual de las asesorías fiscales en Alemania) o a su software de contabilidad. Así la factura electrónica no se convierte en trabajo adicional, sino en la ocasión para simplificar procesos.

Como orientación: las conexiones manejables pueden situarse en el paquete Starter desde 2.500 €; las automatizaciones más amplias, en el paquete Professional desde 8.000 €. El presupuesto exacto llega tras la primera consulta gratuita. Aviso: esta guía resume los principios con la situación a octubre de 2026 y no sustituye el asesoramiento fiscal ni jurídico; son determinantes la ley y las instrucciones administrativas vigentes. Si tiene dudas sobre cómo encuadrar su caso, consulte a su despacho.