E-Rech­nungs­pflicht: Ab wann gilt sie und für wen?

E-Rechnung Pflicht: ab wann was gilt

Die E-Rechnungspflicht geht auf das Wachstumschancengesetz zurück und betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Dafür genügt nach Auffassung der Finanzverwaltung bereits ein E-Mail-Postfach, über das die Rechnungsdateien eingehen. Die Rechnungen müssen danach aber korrekt verarbeitet und archiviert werden.

Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln. In den Jahren 2025 und 2026 dürfen Unternehmen noch Papierrechnungen sowie – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Formate wie PDF verschicken. 2027 gilt diese Erleichterung nur noch für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überstiegen hat. Ab dem 1. Januar 2028 müssen inländische B2B-Rechnungen grundsätzlich als E-Rechnung ausgestellt werden.

• Seit 1.1.2025: Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen
• 2025 und 2026: Papier und PDF (mit Zustimmung) noch zulässig
• 2027: Übergangsregel nur noch bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro
• Ab 1.1.2028: Ausstellungspflicht im inländischen B2B grundsätzlich für alle
• EDI-Verfahren mit Zustimmung übergangsweise bis Ende 2027

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland verbreitet sind XRechnung, ein reines XML-Format, und ZUGFeRD, das eine XML-Datei mit einer lesbaren PDF-Ansicht kombiniert. Entscheidend sind dabei die strukturierten Daten, nicht das Bild der Rechnung.

Ein einfaches PDF – etwa aus einem Textprogramm erzeugt oder eingescannt – ist dagegen keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, sondern eine sogenannte sonstige Rechnung. Sie ist im B2B-Bereich nur noch im Rahmen der Übergangsregeln zulässig. Wichtig für die Archivierung: E-Rechnungen müssen im Originalformat, also mit den strukturierten Daten, unveränderbar aufbewahrt werden.

E-Rechnung Pflicht für Kleinun­ter­nehmer und Privatkunden

Auch Kleinunternehmer müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Von der Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, sind sie nach den aktuellen Regeln dagegen ausgenommen; sie dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen und können E-Rechnungen freiwillig nutzen. Ebenfalls ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise. In diesen Fällen bleiben Papier- und PDF-Rechnungen auch nach dem Ende der Übergangsfristen möglich.

Für Rechnungen an Privatkunden gilt die E-Rechnungspflicht nicht. Wer ausschließlich an Verbraucher verkauft, kann Rechnungen weiterhin wie bisher stellen. Sobald jedoch auch Unternehmen zu Ihren Kunden gehören, greifen für diese Rechnungen die Übergangsfristen und die künftige Ausstellungspflicht – etwa bei Handwerksbetrieben, die sowohl Privat- als auch Gewerbekunden haben. Hier sollten Sie Ihr Rechnungsprogramm so einrichten, dass beide Wege funktionieren.

E-Rechnung Pflicht für Vereine und Vermieter

Bei Vereinen kommt es darauf an, ob sie umsatzsteuerlich als Unternehmer tätig sind, etwa durch einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb oder entgeltliche Leistungen an andere Unternehmen. Dann gelten für diesen Bereich die gleichen Regeln wie für andere Unternehmen – einschließlich der Empfangspflicht. Ein Verein, der ausschließlich im ideellen Bereich tätig ist, ist in der Regel nicht betroffen.

Auch Vermieter sind umsatzsteuerlich meist Unternehmer und müssen deshalb E-Rechnungen empfangen können, etwa von Handwerksbetrieben oder Hausverwaltungen. Ob und ab wann sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen, hängt unter anderem davon ab, ob die Vermietung steuerfrei ist oder zur Umsatzsteuer optiert wurde; für bestimmte steuerfreie Umsätze bestehen Ausnahmen. Klären Sie Ihren Fall mit Ihrer Steuerberatung.

E-Rechnung umsetzen: die praktischen Schritte

Starten Sie mit dem Empfang: Legen Sie fest, an welche Adresse E-Rechnungen geschickt werden, und prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltung XRechnung und ZUGFeRD lesen und weiterverarbeiten kann. Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme bieten dafür bereits Funktionen. Klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei, wie die Rechnungen übergeben und revisionssicher archiviert werden. Informieren Sie Ihre Lieferanten über die gewünschte Empfangsadresse.

Im zweiten Schritt geht es um die Ausstellung: Kann Ihr bisheriges Programm, Ihr Shop oder Ihre Warenwirtschaft strukturierte Rechnungen erzeugen? Wenn nicht, gibt es zwei Wege – auf eine Standardlösung umsteigen oder eine Schnittstelle bauen, die E-Rechnungen direkt aus Ihren Daten erzeugt. Nutzen Sie die verbleibende Übergangszeit, um den Prozess in Ruhe zu testen.

• Empfangsadresse für E-Rechnungen festlegen
• Lesbarkeit von XRechnung und ZUGFeRD prüfen
• Archivierung im Originalformat sicherstellen
• Ausstellung aus Shop, ERP oder Software prüfen
• Ablauf mit der Steuerkanzlei abstimmen
• Testrechnungen mit Geschäftspartnern austauschen

Wie Nano Concepts bei der E-Rechnung unterstützt

Entstehen Ihre Rechnungen in einer eigenen Software, einem Onlineshop oder einer Warenwirtschaft, entwickeln wir Schnittstellen, die E-Rechnungen in den gängigen Formaten erzeugen, und automatisieren die Verarbeitung eingehender Rechnungen – bis zur Übergabe an DATEV oder Ihre Buchhaltungssoftware. So wird die E-Rechnung nicht zur Zusatzarbeit, sondern zum Anlass, Abläufe zu vereinfachen.

Zur Orientierung: Überschaubare Anbindungen können im Starter-Paket ab 2.500 € liegen, umfangreichere Automatisierungen im Professional-Paket ab 8.000 €. Das genaue Angebot folgt nach dem kostenlosen Erstgespräch. Hinweis: Dieser Ratgeber fasst die Grundsätze mit Stand Oktober 2026 zusammen und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung; maßgeblich sind Gesetz und aktuelle Verwaltungsanweisungen. Bei Fragen zur Einordnung Ihres Falls wenden Sie sich bitte an Ihre Kanzlei.