Was ist Microsoft 365?

Microsoft 365: Definition

Microsoft 365 hieß bis 2020 Office 365 und ist mehr als ein Office-Paket zum Installieren. Es bündelt Anwendungen, Cloud-Dienste und Verwaltungswerkzeuge in einem Abonnement mit monatlicher oder jährlicher Zahlung pro Nutzer. Updates sind enthalten, Programme und Daten stehen auf mehreren Geräten zur Verfügung.

Für kleinere und mittlere Unternehmen sind vor allem die Business-Pläne relevant, die für bis zu 300 Nutzer ausgelegt sind. Größere Organisationen nutzen die Enterprise-Pläne mit erweiterten Funktionen. Welche Bestandteile enthalten sind, unterscheidet sich je nach Plan, und Microsoft passt Pakete und Preise regelmäßig an. Prüfen Sie daher vor einer Entscheidung die aktuelle Übersicht.

Die wichtigsten Bestandteile

Der Nutzen entsteht aus dem Zusammenspiel der Dienste: Dokumente liegen in der Cloud, werden gemeinsam bearbeitet, per Teams besprochen und über Outlook verschickt. Die Anwendungen laufen auf Windows, Mac, Smartphone und im Browser, sodass Beschäftigte unterwegs und im Büro mit demselben Stand arbeiten. Wichtige Bausteine sind:

• Word, Excel, PowerPoint und Outlook als Desktop-, Web- und Mobil-Apps
• Exchange Online für E-Mail, Kalender und Kontakte
• SharePoint und OneDrive für Dateiablage und Zusammenarbeit
• Teams für Chat, Videokonferenzen und Teamarbeit
• Microsoft Entra ID und Intune für Anmeldung und Geräteverwaltung (je nach Plan)
• Sicherheitsfunktionen wie Zwei-Faktor-Anmeldung und Phishing-Schutz (je nach Plan)

Praxis­bei­spiel: Hand­werksbe­trieb löst das Provider-Postfach ab

Ein Handwerksbetrieb mit 15 Beschäftigten nutzt bisher E-Mail-Postfächer seines Webhosters und eine Dateiablage auf einem Netzwerkspeicher im Büro. Im Homeoffice oder auf der Baustelle kommen die Mitarbeitenden schlecht an Angebote und Pläne, und die Terminkalender stimmen nicht überein.

Nach dem Umstieg liegen die Postfächer in Exchange Online, Projektordner in SharePoint, und die Kalender sind synchron. Alle greifen per App von jedem Gerät zu. Die Umstellung wird in Etappen geplant: E-Mail-Migration am Wochenende, vorab bereinigte Ordnerstruktur und eine kurze Einweisung für alle Beteiligten.

Vorteile, Grenzen und typische Fehler

Microsoft 365 erspart Betrieb und Wartung eigener Mail- und Dateiserver, bietet Zusammenarbeit in Echtzeit und wächst mit dem Unternehmen. Gleichzeitig entstehen laufende Abo-Kosten, und die Abhängigkeit von einem Anbieter steigt. Datenschutz bleibt Aufgabe des Unternehmens: Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, passende Einstellungen und eine Prüfung der Datenverarbeitung sind nötig.

Typische Fehler sind Konten ohne Zwei-Faktor-Anmeldung, zu großzügige Freigaben, unübersichtlich gewachsene Teams-Gruppen und die Annahme, Microsoft sichere die Daten wie ein Backup. Gelöschte Inhalte lassen sich nur für begrenzte Zeit wiederherstellen; eine unabhängige Datensicherung ist deshalb sinnvoll und für wichtige Daten empfehlenswert.

Einführung und Betreuung

Eine gute Einführung beginnt mit einer Bestandsaufnahme von Postfächern, Dateien und Geräten, einer Rechte- und Ordnerstruktur und einem Migrationsplan. Nano Concepts begleitet den Wechsel von der Planung über Datenübernahme und Sicherheitseinstellungen bis zur Einweisung und laufenden Betreuung der Nutzer – auf Wunsch gemeinsam mit der Geräteeinrichtung per Intune und Autopilot.