¿Qué es Microsoft 365?

Microsoft 365: definición

Hasta 2020, Microsoft 365 se llamaba Office 365 y es algo más que un paquete de Office para instalar. Reúne aplicaciones, servicios en la nube y herramientas de administración en una suscripción con pago mensual o anual por usuario. Las actualizaciones están incluidas y los programas y los datos están disponibles en varios dispositivos.

Para las pequeñas y medianas empresas son relevantes sobre todo los planes Business, diseñados para hasta 300 usuarios. Las organizaciones mayores utilizan los planes Enterprise, con funciones ampliadas. Los componentes incluidos varían según el plan y Microsoft ajusta con regularidad paquetes y precios. Por ello, consulte el resumen actualizado antes de decidir.

Los componentes más importantes

El valor surge de la interacción de los servicios: los documentos están en la nube, se editan en común, se comentan en Teams y se envían por Outlook. Las aplicaciones funcionan en Windows, Mac, smartphone y en el navegador, de modo que el personal en movimiento y en la oficina trabaja con la misma versión. Son componentes clave:

• Word, Excel, PowerPoint y Outlook como aplicaciones de escritorio, web y móviles
• Exchange Online para correo, calendario y contactos
• SharePoint y OneDrive para almacenamiento de archivos y colaboración
• Teams para chat, videoconferencias y trabajo en equipo
• Microsoft Entra ID e Intune para el inicio de sesión y la gestión de dispositivos (según el plan)
• Funciones de seguridad como autenticación en dos pasos y protección frente al phishing (según el plan)

Ejemplo práctico: una empresa de oficios sustituye el buzón del proveedor

Una empresa de oficios con 15 empleados utiliza hasta ahora buzones de correo de su proveedor de hosting y un almacenamiento de archivos en una unidad de red de la oficina. En el teletrabajo o en la obra, el personal accede con dificultad a presupuestos y planos, y los calendarios no coinciden.

Tras el cambio, los buzones están en Exchange Online, las carpetas de proyecto en SharePoint y los calendarios sincronizados. Todos acceden mediante la aplicación desde cualquier dispositivo. La transición se planifica por etapas: migración del correo durante un fin de semana, estructura de carpetas depurada de antemano y una breve introducción para todos los implicados.

Ventajas, límites y errores habituales

Microsoft 365 ahorra la operación y el mantenimiento de servidores propios de correo y de archivos, ofrece colaboración en tiempo real y crece con la empresa. A la vez, genera costes recurrentes de suscripción y aumenta la dependencia de un proveedor. La protección de datos sigue siendo responsabilidad de la empresa: son necesarios un contrato de encargo de tratamiento, ajustes adecuados y una revisión del tratamiento de datos.

Son errores típicos las cuentas sin autenticación en dos pasos, los permisos de uso compartido demasiado generosos, los grupos de Teams que han crecido sin control y la suposición de que Microsoft protege los datos como lo haría una copia de seguridad. Los contenidos eliminados solo pueden recuperarse durante un tiempo limitado; por eso es sensata, y recomendable para los datos importantes, una copia de seguridad independiente.

Introducción y asistencia

Una buena introducción comienza con un inventario de buzones, archivos y dispositivos, una estructura de permisos y carpetas y un plan de migración. Nano Concepts acompaña el cambio desde la planificación, pasando por la transferencia de datos y los ajustes de seguridad, hasta la formación y la atención continua de los usuarios, si lo desea junto con la configuración de dispositivos mediante Intune y Autopilot.