Was sind VoIP und eine Cloud-Tele­fonan­lage?

VoIP und Cloud-Tele­fonan­lage: Definition

Bei Voice over IP wird Sprache digitalisiert und in Datenpaketen über das Netzwerk übertragen. Die Netzbetreiber haben ISDN- und Analoganschlüsse in Deutschland weitgehend auf All-IP umgestellt, dadurch ist VoIP zum Standard der Geschäftstelefonie geworden. Eine Telefonanlage vermittelt Gespräche, verteilt Durchwahlen und bietet Funktionen wie Warteschleife, Weiterleitung und Anrufbeantworter.

Früher stand die Anlage als Gerät im Technikraum. Bei der Cloud-Telefonanlage (auch Hosted PBX oder UCaaS) läuft sie im Rechenzentrum des Anbieters und wird per Abonnement genutzt. Mitarbeitende telefonieren mit IP-Tischtelefonen, einer App auf dem Smartphone oder einem Softphone am PC – mit derselben Rufnummer, im Büro wie im Homeoffice.

Funktionen und Voraus­set­zungen

Moderne Anlagen gehen weit über das Telefonieren hinaus. Sie verbinden Sprache, Chat und Videokonferenzen und lassen sich mit anderen Anwendungen verknüpfen. Voraussetzung ist eine stabile Netzwerkinfrastruktur, denn die Sprachqualität hängt von Verbindung und Priorisierung ab, und ohne Internet gibt es auch keine Telefonie.

• Rufnummern, Durchwahlen, Warteschleifen und Rufgruppen
• Anrufbeantworter mit Weiterleitung der Nachricht per E-Mail
• Softphone und App für Homeoffice und unterwegs
• Anbindung an CRM oder Microsoft Teams
• Ausreichend Bandbreite und Priorisierung von Sprachdaten (QoS)
• Kabelgebundene Tischtelefone mit Stromversorgung per PoE

Praxis­bei­spiel: Steuer­kanzlei mit zwei Standorten

Eine Steuerkanzlei mit zwei Standorten und 18 Arbeitsplätzen betreibt noch eine alte ISDN-Anlage, die auf einen All-IP-Anschluss umgestellt werden muss. Statt eine neue Anlage zu kaufen, entscheidet sie sich für eine Cloud-Telefonanlage. Beide Standorte nutzen dieselbe Anlage, die Rufnummern bleiben erhalten, und Mandantenanrufe landen in der richtigen Gruppe.

Im Homeoffice nehmen Mitarbeitende Gespräche mit der App an, ohne die private Nummer preiszugeben. Bei einem Internetausfall in einem Büro werden die Anrufe automatisch auf Mobiltelefone umgeleitet. Die Kanzlei zahlt laufend pro Nutzer, spart aber Anschaffung, Wartung und die Betreuung eines eigenen Telefonie-Servers.

Vorteile, Grenzen und typische Fehler

Cloud-Telefonie ist flexibel, wächst mit dem Unternehmen und verbindet Standorte und Homeoffice ohne Zusatztechnik. Änderungen wie neue Durchwahlen erledigt der Administrator im Browser. Grenzen: Die Telefonie hängt am Internet. Fällt die Leitung aus, fällt auch das Telefon aus, wenn keine Ausfallsicherung wie eine zweite Leitung oder ein Mobilfunk-Backup besteht.

Typische Fehler sind eine zu schwache Netzwerkausstattung, WLAN statt Kabel für Tischtelefone, fehlende Priorisierung und eine unvollständige Rufnummernmitnahme. Zu beachten sind außerdem der Notruf, der den Standort korrekt zuordnen muss, und der Datenschutz: Gesprächsaufzeichnungen sind nur mit Einwilligung der Beteiligten zulässig, und für den Anbieter ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Umstieg planen

Prüfen Sie vorab Anschluss, Bandbreite, Verkabelung und vorhandene Telefone, und planen Sie die Rufnummernmitnahme rechtzeitig. Nano Concepts begleitet den Wechsel von der Anbieterauswahl über Netzwerkvorbereitung, Einrichtung und Schulung bis zur Inbetriebnahme, gemeinsam mit Partner-Teams für Installation und Verkabelung vor Ort. Auf Wunsch entstehen auch Anbindungen an CRM oder Ticketsystem.