¿Qué son VoIP y una centralita telefónica en la nube?

VoIP y centralita en la nube: definición

En la voz sobre IP, la voz se digitaliza y se transmite en paquetes de datos por la red. Los operadores han migrado en Alemania en gran parte las líneas RDSI y analógicas a All-IP, con lo que VoIP se ha convertido en el estándar de la telefonía empresarial. Una centralita telefónica conecta las llamadas, reparte extensiones y ofrece funciones como cola de espera, desvío y contestador automático.

Antes, la centralita era un equipo ubicado en la sala técnica. En la centralita en la nube (también hosted PBX o UCaaS) funciona en el centro de datos del proveedor y se utiliza mediante suscripción. Los empleados telefonean con teléfonos IP de sobremesa, con una aplicación en el smartphone o con un softphone en el PC, con el mismo número, tanto en la oficina como en casa.

Funciones y requisitos

Las centralitas modernas van mucho más allá de telefonear. Combinan voz, chat y videoconferencias y pueden vincularse con otras aplicaciones. Se requiere una infraestructura de red estable, porque la calidad de la voz depende de la conexión y de la priorización, y sin internet tampoco hay telefonía.

• Números de teléfono, extensiones, colas de espera y grupos de llamada
• Contestador con reenvío del mensaje por correo electrónico
• Softphone y aplicación para teletrabajo y para desplazamientos
• Integración con CRM o Microsoft Teams
• Ancho de banda suficiente y priorización del tráfico de voz (QoS)
• Teléfonos de mesa por cable alimentados mediante PoE

Ejemplo práctico: una asesoría fiscal con dos sedes

Una asesoría fiscal con dos sedes y 18 puestos de trabajo sigue operando una antigua centralita RDSI que debe pasarse a una línea All-IP. En lugar de comprar una centralita nueva, opta por una centralita en la nube. Ambas sedes utilizan la misma instalación, se conservan los números y las llamadas de los clientes llegan al grupo correcto.

En el teletrabajo, los empleados atienden las llamadas con la aplicación sin revelar su número privado. Si falla internet en una oficina, las llamadas se desvían automáticamente a los móviles. La asesoría paga de forma recurrente por usuario, pero se ahorra la compra, el mantenimiento y la atención de un servidor de telefonía propio.

Ventajas, límites y errores habituales

La telefonía en la nube es flexible, crece con la empresa y conecta sedes y teletrabajo sin tecnología adicional. Los cambios, como nuevas extensiones, los realiza el administrador en el navegador. Límites: la telefonía depende de internet. Si cae la línea, cae también el teléfono, salvo que exista una redundancia, como una segunda línea o una copia de respaldo por móvil.

Son errores típicos un equipamiento de red demasiado débil, wifi en lugar de cable para los teléfonos de mesa, la falta de priorización y una portabilidad incompleta de los números. Además deben tenerse en cuenta las llamadas de emergencia, que deben asignar correctamente la ubicación, y la protección de datos: la grabación de llamadas solo es lícita con el consentimiento de los participantes y con el proveedor es necesario un contrato de encargo de tratamiento. Este artículo no sustituye el asesoramiento jurídico.

Planificar el cambio

Compruebe de antemano la línea, el ancho de banda, el cableado y los teléfonos existentes, y planifique con tiempo la portabilidad de los números. Nano Concepts acompaña el cambio desde la selección del proveedor, pasando por la preparación de la red, la configuración y la formación, hasta la puesta en marcha, junto con equipos asociados para la instalación y el cableado in situ. Si lo desea, también se desarrollan conexiones con el CRM o un sistema de tickets.