¿Qué es un pliego de requisitos (Lastenheft)?

Pliego de requisitos: definición

La norma alemana DIN 69901-5 describe el Lastenheft como el conjunto de exigencias, establecidas por el cliente, sobre los suministros y servicios de un contratista. Dicho de forma sencilla: el pliego de requisitos es la lista de deseos del cliente, estructurada, comprensible y lo más completa posible.

Constituye la base para los presupuestos y para el pliego de especificaciones (Pflichtenheft), en el que el contratista describe a continuación cómo implementará los requisitos. Cuanto más claro sea el pliego de requisitos, con mayor precisión podrán calcularse el esfuerzo y los costes.

Estructura de un pliego de requisitos

No existe una plantilla fija, pero ha dado buenos resultados una estructura que va del objetivo al detalle. Es importante describir los requisitos desde el punto de vista de los usuarios y de los procesos, en lugar de imponer soluciones técnicas.

Resultan útiles los ejemplos concretos del día a día, como: «Un comercial de campo debe poder elaborar un presupuesto en las instalaciones del cliente y hacer que este lo firme». Este tipo de escenarios hace que los requisitos sean tangibles y evita malentendidos.

• Situación de partida y objetivos del proyecto
• Públicos objetivo y roles de usuario
• Requisitos funcionales: ¿qué debe poder hacer el sistema?
• Requisitos no funcionales: seguridad, rendimiento, accesibilidad, protección de datos
• Interfaces con sistemas existentes, p. ej., ERP o CRM
• Condiciones marco: calendario, presupuesto disponible, criterios de aceptación

Ventajas y límites de un pliego de requisitos

Un buen pliego de requisitos obliga a reflexionar sobre las propias necesidades antes de iniciar el proyecto. Los presupuestos de distintos proveedores se vuelven comparables, los malentendidos se detectan pronto y se crea una base común para hablar del alcance y del precio.

Los límites aparecen en proyectos cuyos requisitos solo se aclaran durante el desarrollo. En esos casos, un pliego de requisitos muy rígido y extenso puede incluso frenar. Por eso, en los proyectos ágiles suele complementarse con una descripción de objetivos más ligera y un product backlog.

• Claridad sobre los objetivos y el alcance
• Presupuestos comparables
• Base para el pliego de especificaciones y la aceptación
• Unas pautas demasiado rígidas frenan los proyectos ágiles

Ejemplo práctico: pliego de requisitos para un portal de clientes

Un corredor de seguros quiere un portal en el que los clientes puedan consultar sus contratos, comunicar siniestros y subir documentos. En el pliego de requisitos describe qué grupos de usuarios existen, qué procesos deben reflejarse, qué software existente debe conectarse y qué requisitos de protección de datos se aplican, sin imponer ninguna tecnología. Así, los proveedores tienen margen para proponer la solución adecuada.

Muchas empresas tienen poca experiencia en la redacción de pliegos de requisitos. Nano Concepts le ayuda en talleres a recoger los requisitos de forma estructurada y elabora a partir de ellos un presupuesto fiable.