¿Cuánto cuesta un sistema ERP?

¿Cuánto cuesta un sistema ERP? Más que la licencia

Quien busca «cuánto cuesta un sistema ERP» suele encontrar precios de licencia. Pero estos son solo una parte de la cuenta. Se suman la consultoría y el análisis, la configuración y la adaptación, la migración de datos desde sistemas antiguos, las interfaces, las formaciones, así como la operación y el mantenimiento durante muchos años. Solo la suma de estas partidas, los costes totales de explotación, muestra lo que cuesta realmente un ERP.

A menudo se subestima el esfuerzo interno: empleados de contabilidad, almacén y ventas deben describir procesos, depurar datos, probar y familiarizarse. Ese tiempo falta en el día a día y forma parte de cualquier cálculo honesto de una implantación de ERP, aunque no aparezca en ninguna factura de un proveedor. Prevea para ello franjas de tiempo fijas y nombre internamente a una persona responsable que pueda tomar decisiones.

Costes de ERP por usuario: entender los modelos de licencia

Muchos proveedores calculan los costes de ERP por usuario. Hay diferencias: los usuarios nominales tienen cada uno un acceso personal; en los usuarios simultáneos, varias personas comparten un número determinado de inicios de sesión paralelos. Algunos proveedores escalonan además por roles, por ejemplo usuarios completos para la contabilidad y accesos limitados para el almacén o los comerciales en ruta. Aclare pronto cuántas personas necesitan realmente qué funciones.

Con el ERP en la nube normalmente paga una cuota mensual por usuario que incluye alojamiento y actualizaciones. Con las licencias on-premise compra el software una sola vez y suele pagar además cuotas anuales de mantenimiento; el servidor y la operación corren por su cuenta. Fíjese en qué módulos están incluidos en el precio y cómo evolucionan los costes cuando su empresa crece.

• Usuarios nominales: acceso personal por persona
• Usuarios simultáneos: número limitado de inicios de sesión paralelos
• Licencias por roles: accesos completos y limitados
• Suscripción en la nube: mensual por usuario, con alojamiento incluido
• On-premise: licencia de compra más cuota de mantenimiento

Costes de implantación de un ERP en pymes y medianas empresas

Los costes de implantación de un ERP en la mediana empresa dependen en gran medida de lo bien que encajen los procesos estándar del sistema con sus procedimientos. Cuanto más haya que adaptar, más caro resulta el proyecto y más laboriosas se vuelven las actualizaciones posteriores. Un principio acreditado es por eso: adaptar los procesos al estándar donde no suponen una ventaja competitiva, y resolver de forma individual solo lo particular.

La implantación suele desarrollarse en fases: análisis de requisitos, selección del sistema, concepción, configuración, migración de datos, pruebas, formación y puesta en marcha (go-live). Un arranque gradual con los módulos más importantes reduce el riesgo. Prevea además una fase posterior al go-live en la que se respondan preguntas y se reajusten configuraciones. También ha demostrado su eficacia formar a usuarios clave que luego transmitan sus conocimientos a sus compañeros y compañeras.

Sistemas ERP económicos y gratuitos: lo que hay detrás

Existe software ERP gratuito, casi siempre de código abierto o como versión básica limitada de proveedores comerciales. Sistemas de código abierto conocidos son, por ejemplo, Odoo en su edición Community, ERPNext o Dolibarr. La licencia no cuesta nada, pero la configuración, la adaptación, el alojamiento, las actualizaciones, la seguridad y el soporte tendrá que asumirlos usted mismo o contratarlos como servicio. Para empresas sin TI propia, este esfuerzo no debe subestimarse.

Un sistema ERP gratuito puede ser una buena opción para empresas pequeñas con procesos manejables, igual que las soluciones en la nube económicas con un alcance funcional fijo. Compruebe en ese caso si están cubiertos requisitos importantes como las normas contables alemanas, la exportación a DATEV (el software contable habitual de las asesorías fiscales en Alemania) o la factura electrónica. Si algo falta, los costes surgen en otro lugar. También la disponibilidad de proveedores de servicios que atiendan el sistema en Alemania debería influir en la decisión.

¿ERP estándar, ampliación o desarrollo ERP a medida?

No toda empresa necesita un gran ERP estándar. A veces basta un sistema existente con ampliaciones e interfaces dirigidas, por ejemplo a la tienda online, a la producción o a DATEV. En otros casos, con procesos muy específicos que los sistemas estándar solo reproducen con un gran esfuerzo de adaptación, una solución a medida puede ser la opción más rentable. Lo decisivo es la comparación de los costes totales durante la vida útil prevista.

El desarrollo ERP a medida no significa reinventarlo todo. A menudo se combinan módulos acreditados y solo se implementan de forma individual los procesos que constituyen su negocio. Un ejemplo de nuestra práctica es un portal mayorista B2B con conexión ERP para más de 5.000 artículos. Qué variante encaja debería aclararlo una selección de software neutral. Asesoramos con resultado abierto, incluso si al final un sistema estándar es la mejor opción.

Cómo apoya Nano Concepts en proyectos ERP

Acompañamos proyectos ERP desde la selección de software, pasando por interfaces y ampliaciones, hasta el desarrollo ERP a medida. Al principio está la pregunta de qué procesos debe reproducir el sistema y dónde se pierde hoy tiempo, por ejemplo por la doble introducción de datos o las listas de Excel. De ahí resulta si tiene sentido un sistema estándar, una ampliación o una solución propia.

Como orientación: las interfaces y ampliaciones menores pueden situarse en el paquete Starter desde 2.500 €, los módulos ERP a medida en el paquete Professional desde 8.000 €; las soluciones ERP completas las calculamos como proyecto Enterprise de forma individual. Los costes de licencia de terceros no están incluidos. El presupuesto exacto lo recibirá tras la primera consulta gratuita. Si lo desea, acompañamos también la selección de un sistema estándar y calculamos para ello un alcance de consultoría aparte.