Softwareauswahl mit Kriterien, Nutzwertanalyse und Praxistest

Neben der Funktionsabdeckung zählen Bedienbarkeit, Schnittstellen, Datenschutz und Hosting-Standort, Anpassbarkeit, Datenexport, Support und die Stabilität des Anbieters. Hinzu kommen die Gesamtkosten über mehrere Jahre, nicht nur die Lizenzpreise. Welche Kriterien wie stark zählen, legen wir gemeinsam mit Ihnen fest.

Jedes Kriterium erhält eine Gewichtung nach seiner Bedeutung, jede Lösung wird pro Kriterium auf einer einheitlichen Skala bewertet. Gewichtung mal Bewertung ergibt Teilnutzwerte, deren Summe den Gesamtnutzwert eines Anbieters bildet. K.-o.-Kriterien prüfen wir vorher separat, damit eine Lösung ohne Pflichtfunktion nicht durch viele Nebenpunkte gewinnt.

Bewährt hat sich die Abfolge aus Anforderungsaufnahme, Kriterienkatalog mit Gewichtung, Marktrecherche mit Longlist, Shortlist über K.-o.-Kriterien, Demos nach einheitlichem Drehbuch, Nutzwertanalyse und Gesamtkostenvergleich. Am Ende stehen Entscheidung, Vertragsverhandlung und Einführungsplan. Den Umfang jeder Phase passen wir an Größe und Bedeutung des Systems an.

Eine Auswahl für ein klar umrissenes System mit wenigen Anbietern liegt je nach Umfang im Paket Starter ab 2.500 €. Umfangreiche Auswahlverfahren, etwa für ERP oder CRM mit mehreren Abteilungen, Workshops und Praxistests, gehören eher ins Paket Professional ab 8.000 €. Das genaue Angebot folgt nach dem kostenlosen Erstgespräch.

Für ein überschaubares System reichen oft wenige Wochen. Auswahlverfahren für zentrale Systeme wie ERP dauern länger, weil Workshops, Anbieterdemos und Praxistests mit mehreren Abteilungen koordiniert werden müssen. Den Zeitplan legen wir zu Beginn gemeinsam fest.

Kriterien und Gewichtung legen wir gemeinsam mit Ihnen fest, bevor Anbieter präsentieren, und alle Lösungen werden nach demselben Maßstab bewertet. Auch eine mögliche Individualentwicklung ordnen wir mit derselben Methode ein. Ist eine Standardsoftware die bessere Wahl, empfehlen wir sie – unabhängig davon, wer sie anschließend einführt.