Inhouse-IT oder Outsourcing – was ist für Ihr Unternehmen sinnvoller?

Kosten richtig vergleichen: Gehalt ist nicht gleich Gesamtkosten

Ein Gehalt macht nur einen Teil der Kosten einer eigenen IT-Stelle aus. Dazu kommen Lohnnebenkosten, Arbeitsplatz, Weiterbildung, Werkzeuge, Vertretung und die Zeit für Recruiting. Wer nur einen Administrator beschäftigt, trägt zudem das Risiko von Urlaub, Krankheit und Kündigung. Beim Outsourcing zahlen Sie für vereinbarte Leistungen; prüfen Sie dort Umfang, Reaktionszeiten und Vertragslaufzeit genau, damit die Angebote wirklich vergleichbar sind.

Für IT-Service gibt es bei Nano Concepts kein Pauschalpreisschild: Wir erstellen ein individuelles Angebot nach Umfang, Standorten und Zeitfenstern. Das ist sinnvoll, weil sich Bedarf und Einsätze stark unterscheiden – ein einzelner Rollout hat andere Anforderungen als laufende Betreuung. Fragen Sie bei jedem Anbieter, welche Leistungen enthalten sind und was zusätzlich berechnet wird.

Reakti­ons­zeit, Vor-Ort-Einsatz und Verfüg­bar­keit

Ein Argument für die eigene IT ist die Nähe: Wenn der Drucker streikt oder ein Arbeitsplatz ausfällt, ist jemand zur Stelle. Moderne Dienstleister lösen viele Probleme jedoch per Fernwartung in kurzer Zeit, ohne Anfahrt. Nur Hardwaretausch, Netzwerkverkabelung oder Installationen brauchen physische Präsenz. Entscheidend sind deshalb die vereinbarten Servicezeiten, die Erreichbarkeit und die Frage, wer bei Bedarf kurzfristig vor Ort sein kann.

Bei mehreren Standorten verschiebt sich die Rechnung: Ein einzelner Mitarbeiter kann nicht überall zugleich sein. Hier hilft ein Dienstleister mit Partner-Teams und bundesweitem Einsatzmodell, der Rollouts, Austauschprojekte und Vor-Ort-Service koordiniert. Nano Concepts mit Sitz in Dudenhofen bei Speyer übernimmt IT-Einsätze und Rollouts deutschlandweit mit Partner-Teams.

Datenschutz, Sicherheit und Verträge beim Outsourcing

Sobald ein Dienstleister Zugriff auf Systeme mit personenbezogenen Daten hat, braucht es in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Dazu gehören klare Regeln für Zugriffsrechte, Protokollierung, Unterauftragnehmer und Löschung. Ebenso wichtig ist ein Servicevertrag mit Leistungsbeschreibung, Reaktionszeiten, Erreichbarkeit, Kündigungsfristen und der Übergabe der Dokumentation bei Vertragsende. Dieser Hinweis ersetzt keine Rechtsberatung.

Je nach Branche und Unternehmensgröße können zusätzliche Anforderungen an IT-Sicherheit und Meldewege greifen, etwa durch die europäische NIS2-Richtlinie oder Vorgaben von Kunden und Versicherern. Das sollten Sie im Einzelfall prüfen. Ein seriöser Dienstleister dokumentiert seine Maßnahmen und unterstützt Sie dabei – die Verantwortung für die IT-Sicherheit lässt sich jedoch nicht vollständig auslagern.

Der Mittelweg: Was Sie intern behalten und was Sie auslagern

Die meisten Unternehmen fahren am besten mit einer Aufteilung. Intern bleiben Entscheidungen, Prioritäten und die Kenntnis der Fachprozesse, oft bei einer Person als IT-Verantwortlichem. Ausgelagert werden Aufgaben, die Spezialwissen oder Kapazität verlangen und sich gut standardisieren lassen: Helpdesk, Fernwartung, Server- und Netzwerkbetrieb, Sicherheitsupdates, Backups, Rollouts neuer Arbeitsplätze und Migrationen.

Ein guter Einstieg ist der Wechsel in Etappen: zunächst ein klar abgegrenzter Bereich wie eine Windows-Migration, eine Support-Hotline oder die Neuausstattung eines Standorts, dann Erfahrungen auswerten und erst danach weiter auslagern. So testen Sie Zusammenarbeit und Qualität, ohne sich sofort vollständig zu binden, und gewinnen eine belastbare Grundlage für die Entscheidung, welche weiteren Bereiche sich auslagern lassen.