¿TI interna o outsourcing? ¿Qué tiene más sentido para su empresa?

Comparar bien los costes: un sueldo no equivale al coste total

Un sueldo es solo una parte del coste de un puesto de TI propio. A ello se suman las cotizaciones del empleador, el puesto de trabajo, la formación, las herramientas, la sustitución y el tiempo dedicado a la selección de personal. Quien emplea a un solo administrador asume además el riesgo de vacaciones, bajas y renuncias. En el outsourcing se paga por servicios acordados; revise con detalle el alcance, los tiempos de respuesta y la duración del contrato para que las ofertas sean realmente comparables.

En Nano Concepts no hay una tarifa fija de servicio de TI: elaboramos un presupuesto individual según el alcance, las sedes y las franjas horarias. Tiene sentido, porque las necesidades y los trabajos varían mucho: un único despliegue tiene requisitos distintos a los de una atención continua. Pregunte a cada proveedor qué servicios están incluidos y qué se cobra aparte.

Tiempo de respuesta, intervención presencial y disponibi­lidad

Un argumento a favor de la TI propia es la cercanía: cuando falla la impresora o se cae un puesto de trabajo, hay alguien allí. Sin embargo, los proveedores modernos resuelven muchos problemas en poco tiempo mediante mantenimiento remoto, sin desplazamientos. Solo el cambio de hardware, el cableado de red o las instalaciones requieren presencia física. Por eso son decisivos los horarios de servicio acordados, la disponibilidad y la pregunta de quién puede acudir con poca antelación si hace falta.

Con varias sedes cambia la cuenta: un solo empleado no puede estar en todas partes a la vez. Aquí ayuda un proveedor con equipos asociados y un modelo de intervención en toda Alemania, que coordine despliegues, proyectos de sustitución y servicio presencial. Nano Concepts, con sede en Dudenhofen, cerca de Espira (Speyer), realiza intervenciones de TI y despliegues en toda Alemania con equipos asociados.

Protección de datos, seguridad y contratos en el outsourcing

En cuanto un proveedor tiene acceso a sistemas con datos personales, por lo general hace falta un contrato de encargo de tratamiento conforme al art. 28 del RGPD. Incluye reglas claras sobre derechos de acceso, registro, subencargados y supresión. Igual de importante es un contrato de servicio con descripción de las prestaciones, tiempos de respuesta, disponibilidad, plazos de rescisión y entrega de la documentación al terminar el contrato. Esto no sustituye el asesoramiento jurídico.

Según el sector y el tamaño de la empresa, pueden aplicarse requisitos adicionales de seguridad informática y vías de notificación, por ejemplo por la directiva europea NIS2 o por exigencias de clientes y aseguradoras. Conviene comprobarlo caso por caso. Un proveedor serio documenta sus medidas y le apoya en ello, pero la responsabilidad por la seguridad informática no se puede externalizar por completo.

El camino intermedio: qué conservar internamente y qué externalizar

A la mayoría de las empresas les va mejor con un reparto. Internamente se quedan las decisiones, las prioridades y el conocimiento de los procesos de negocio, a menudo en manos de una persona como responsable de TI. Se externalizan las tareas que requieren conocimiento especializado o capacidad y que se pueden estandarizar bien: helpdesk, mantenimiento remoto, operación de servidores y red, actualizaciones de seguridad, copias de seguridad, despliegues de nuevos puestos de trabajo y migraciones.

Una buena forma de empezar es cambiar por etapas: primero un área claramente delimitada, como una migración a Windows, una línea de soporte o el nuevo equipamiento de una sede; después se evalúa la experiencia y solo entonces se externaliza más. Así prueba la colaboración y la calidad sin comprometerse del todo desde el primer momento, y obtiene una base sólida para decidir qué otras áreas se pueden externalizar.