Was ist OCR und intelligente Dokumenten­verarbeitung?

OCR und intelligente Dokumenten­verarbeitung: Definition

Ein eingescanntes Dokument ist für den Computer zunächst nur ein Bild. OCR erkennt darin Zeichen und liefert Text, den man durchsuchen oder weiterverarbeiten kann. Verbreitet sind Open-Source-Werkzeuge wie Tesseract ebenso wie Dienste der großen Cloud-Anbieter. Der Schritt ist die Voraussetzung dafür, dass Papierbelege überhaupt digital weiterverarbeitet werden können.

Intelligente Dokumentenverarbeitung (englisch Intelligent Document Processing, IDP) kombiniert OCR mit Layout-Analyse, maschinellem Lernen und zunehmend Sprach- und Bildmodellen. Sie versteht, welche Angabe eine Rechnungsnummer ist, wo der Gesamtbetrag steht und welche Positionen zusammengehören, auch wenn jeder Lieferant sein eigenes Layout nutzt.

So läuft die automatische Verarbeitung ab

Der typische Ablauf: Dokumente kommen per E-Mail, Scan oder Upload an, werden klassifiziert, in Text gewandelt und in Felder zerlegt. Anschließend prüft die Software, ob die Werte plausibel sind, etwa ob Netto, Steuer und Brutto zusammenpassen oder die Bestellnummer im ERP existiert.

Jedes ausgelesene Feld erhält einen Sicherheitswert. Sichere Fälle laufen durch, unsichere werden einem Mitarbeiter mit markierten Stellen zur Kontrolle vorgelegt. Die geprüften Daten gehen über Schnittstellen in ERP, Buchhaltung oder DMS und werden revisionssicher abgelegt. Dadurch sinkt die manuelle Arbeit auf die Fälle, in denen tatsächlich ein Mensch gebraucht wird.

Praxis­bei­spiel: Eingangs­rech­nungen im Hand­werksbe­trieb

Ein Elektrobetrieb erhält Rechnungen von Großhändlern als PDF, Foto vom Handy oder Papier. Bisher tippte die Buchhaltung Lieferant, Datum, Beträge und Positionen ab. Mit IDP werden die Felder automatisch erkannt, dem Lieferanten zugeordnet und mit der Bestellung abgeglichen. Die Buchhaltung kontrolliert nur noch markierte Abweichungen.

Für Rechnungen im strukturierten E-Rechnungsformat ist keine Texterkennung nötig, da sie die Daten bereits maschinenlesbar enthalten; seit 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für alle übrigen Belege bleibt IDP eine große Entlastung. Entscheidend ist, dass der Betrieb beide Wege kennt und die Ablage für alle Belegarten einheitlich bleibt.

Grenzen, typische Fehler und Umsetzung

Schlechte Scans, Handschrift, Stempel oder ungewöhnliche Layouts senken die Trefferquote. Eine Vollautomatisierung sollte man deshalb nicht versprechen, sondern mit Kontrolle der Unsicherheiten planen. Für Belege gelten zudem Aufbewahrungs- und Nachvollziehbarkeitsregeln der GoBD; auch der Datenschutz ist zu beachten. Auch die Kosten pro Dokument und die Einarbeitung der Mitarbeitenden gehören in die Wirtschaftlichkeitsrechnung.

Nano Concepts entwickelt Dokumentenverarbeitung mit Anbindung an ERP, DATEV und DMS, sodass Belege ohne Medienbruch dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Zuerst werten wir gemeinsam eine Stichprobe Ihrer echten Dokumente aus und zeigen, welche Trefferquote realistisch ist, bevor die Lösung gebaut wird.

• Mit einer Dokumentart und klarem Nutzen beginnen, etwa Eingangsrechnungen
• Plausibilitätsprüfungen und Kontrolle unsicherer Felder einplanen
• Scanqualität und Eingangskanäle vereinheitlichen
• Anbindung an ERP, Buchhaltung oder DMS von Beginn an planen
• Aufbewahrung, GoBD und Datenschutz klären