¿Qué significa la aceptación en un proyecto de software?

Aceptación: definición y significado

Con la aceptación, el cliente confirma que la obra se ha entregado, en lo esencial, conforme al contrato, y la recibe como cumplimiento. En los proyectos de software que se clasifican como contrato de obra (Werkvertrag), es un paso central según el derecho alemán (§ 640 del Código Civil alemán, BGB): con ella, el pago suele vencer, empiezan a correr plazos importantes para las reclamaciones por defectos y se desplaza la carga de la prueba de los defectos.

Lo que se acepta no es la perfección, sino la conformidad con el contrato. Los defectos poco importantes no autorizan a negar la aceptación; se recogen en una lista de defectos y se subsanan. Si habrá aceptación y cómo, debe constar en el contrato, también para las aceptaciones parciales de módulos individuales. Eso protege a ambas partes, porque el criterio está fijado de antemano.

Cómo transcurre una aceptación

La base son los criterios de aceptación, que idealmente ya figuran en la especificación funcional o en la oferta: ¿qué funciones deben trabajar cómo, qué velocidad se espera, qué navegadores y dispositivos se admiten? El contratista comunica la finalización, el cliente prueba en un entorno de pruebas con casos de prueba y los hallazgos se clasifican según su gravedad.

Al final se redacta el acta de aceptación con fecha, participantes, resultado y puntos pendientes con sus plazos. Si el cliente no reacciona pese a un requerimiento y un plazo, en determinadas circunstancias la aceptación puede considerarse producida (§ 640, apartado 2, BGB); no conviene fiarse de ello.

• Fijar por escrito los criterios de aceptación de antemano
• Facilitar casos de prueba y un entorno de pruebas
• Incluir en las pruebas a los usuarios del departamento especializado
• Clasificar los defectos según su gravedad y registrarlos con plazo
• Hacer que ambas partes firmen el acta de aceptación
• Regular la entrega de accesos, documentación y código fuente

Ejemplo práctico: el portal de pedidos de un mayorista

Un mayorista encarga un portal de pedidos. Al final del proyecto, dos empleados de ventas y de contabilidad comprueban las funciones con una lista de casos de prueba en el entorno de preproducción. Encuentran un descuento mal calculado y un diseño poco legible en el teléfono móvil. Ambos hallazgos se documentan con capturas de pantalla y los pasos para reproducirlos.

El error del descuento es importante y se corrige antes de la aceptación; la visualización pasa al acta como defecto menor con plazo. Después se acepta, el portal sale en producción y comienzan los plazos de las reclamaciones por defectos. Quien no ha fijado criterios de antemano suele discutir, en cambio, si un punto es un error o un deseo.

Errores habituales e implantación

A menudo la aceptación se demora porque nadie tiene tiempo para probar, o se sustituye por el uso: quien pone el software en uso productivo puede, en determinadas circunstancias, aceptarlo tácitamente sin haberlo decidido de forma consciente. Igual de arriesgada es una aceptación sin reservas aunque se conozcan defectos. Esas reservas deben constar en el acta.

Nano Concepts planifica la aceptación desde el principio con criterios, casos de prueba y acta, y separa con claridad la corrección de errores de los nuevos deseos. Una sesión de aceptación conjunta con todos los implicados ahorra consultas posteriores y crea compromiso. Las cuestiones jurídicas deben revisarse en cada caso concreto. Este artículo no sustituye el asesoramiento jurídico.