¿Qué es el coste total de propiedad (TCO)?

TCO: definición e importancia

El coste total de propiedad considera todos los costes de una adquisición durante toda su vida útil. El principio es conocido por el coche de empresa: lo decisivo no es el precio de catálogo, sino la suma de precio de compra, mantenimiento, consumo y pérdida de valor. En el software y los sistemas informáticos ocurre lo mismo, solo que los costes posteriores son menos visibles.

Precisamente en las decisiones sobre software, mirar el precio de entrada lleva a error. Una suscripción barata puede acabar siendo más cara en cinco años que un desarrollo único, y una solución open source aparentemente gratuita genera esfuerzo de explotación y mantenimiento. El TCO hace comparables estas diferencias.

Qué tipos de costes se incluyen

Se distingue entre costes únicos, como la adquisición, el desarrollo, la configuración, la migración de datos, las interfaces y la formación, y costes continuos, como licencias o suscripciones, alojamiento, mantenimiento, actualizaciones, soporte y tiempo de trabajo interno. A ello se suman los costes difíciles de reconocer: tiempos de parada, esfuerzo adicional por funciones inadecuadas y costes posteriores de salida o migración.

El cálculo se hace para un periodo fijo, por ejemplo de tres a cinco años, y debe usar supuestos realistas: ¿cuántos usuarios se añadirán? ¿Con qué frecuencia cambian los requisitos? ¿Qué subidas de precio cabe esperar? Cuantos más componentes se recojan, más fiable será el resultado y mejor podrán compararse las ofertas.

• Compra, desarrollo y configuración
• Migración de datos, interfaces y formación
• Licencias, suscripciones, alojamiento y explotación
• Mantenimiento, actualizaciones, soporte y tiempo de trabajo interno
• Riesgos de parada, así como costes de migración y de salida

Ejemplo práctico: ¿suscripción o solución propia?

Un prestador de servicios con 25 empleados compara un software estándar por suscripción con una solución a medida. En este cálculo de ejemplo, la suscripción cuesta 40 € por usuario y mes, es decir, 12.000 € al año y 60.000 € en cinco años, más la configuración y posibles módulos adicionales. Las subidas de precio y los nuevos usuarios no están aún incluidos, y en este cálculo sencillo falta también el tiempo de trabajo interno para el mantenimiento y la incorporación.

En la solución a medida, los costes únicos de desarrollo se contraponen a los costes continuos de alojamiento y mantenimiento. Qué variante resulta más económica lo decide el cálculo global, con la necesidad de adaptación, la dependencia del proveedor y el esfuerzo de las soluciones provisionales. Las cifras son supuestas y solo muestran un modo de calcular, no una indicación de precios. Solo con sus propios valores el cálculo se vuelve fiable.

Errores habituales e imple­menta­ción

Errores frecuentes son omitir los costes de personal interno, periodos de análisis demasiado cortos, la falta de márgenes de riesgo y no tener en cuenta los costes de salida. En los servicios en la nube, compruebe también las cláusulas de ajuste de precios y la posibilidad de exportar todos sus datos. Elabore siempre el TCO de todas las alternativas con el mismo esquema y actualícelo cuando cambien de forma notable el número de usuarios o los requisitos.

Nano Concepts apoya la elección de software y de proveedores con una visión transparente de los costes totales, para que usted conozca los costes y los costes posteriores antes de decidir. Esto vale tanto para el desarrollo a medida como para el uso de software estándar o soluciones open source. Documentamos el cálculo de modo que pueda justificarlo internamente o ante financiadores.