¿Qué es la gestión de activos de TI?

Gestión de activos de TI: definición

Se consideran activos de TI todos los elementos de la empresa que prestan servicio informático o generan costes: portátiles, servidores, impresoras, equipos de red, smartphones, licencias de software, suscripciones en la nube, dominios y contratos de mantenimiento. La gestión de activos de TI (ITAM) registra estos bienes, los asigna a usuarios y ubicaciones y los acompaña desde la compra hasta su eliminación.

Debe distinguirse de la CMDB (base de datos de gestión de configuraciones), que refleja sobre todo las relaciones técnicas entre sistemas, por ejemplo qué servidor soporta qué servicio. El ITAM, en cambio, se fija en el inventario, los costes, los contratos y las licencias. La gestión de activos de software (SAM) es la parte que garantiza el cumplimiento de las condiciones de licencia.

Cómo funciona el registro

Los inventarios pequeños pueden llevarse al principio en una hoja de cálculo, pero esta se queda obsoleta enseguida. Más fiable es el inventariado automático: un agente o un escaneo de red comunica de forma continua a una base de datos central los dispositivos, el sistema operativo, las versiones de software y los números de serie. Se complementa con datos introducidos manualmente, como el precio de compra, el número de contrato o la persona de contacto, que no se pueden detectar de forma automática.

• Tipo de dispositivo, número de serie, fecha de compra y fin de la garantía
• Asignación a empleado, departamento y ubicación
• Software instalado, versiones y claves de licencia
• Contratos, duración y plazos de preaviso
• Estado en el ciclo de vida: pedido, en uso, averiado, dado de baja

Ejemplo práctico: una empresa de oficios ante el cambio a Windows 11

Una empresa de instalaciones eléctricas con 40 puestos de trabajo quiere pasar sus ordenadores a Windows 11, porque desde el 14 de octubre de 2025 Windows 10 ya no recibe actualizaciones de forma regular. Nadie sabe con exactitud cuántos equipos cumplen los requisitos, como el chip de seguridad TPM 2.0, ni qué portátil corresponde a quién.

Un inventario automático da la respuesta en pocos días: qué equipos pueden quedarse, cuáles deben sustituirse, dónde siguen en marcha licencias sin usar. La sustitución puede planificarse por fases y presupuestarse, en lugar de actuar con prisas ante una emergencia cuando un equipo falla.

Ventajas, límites y errores habituales

Quien conoce su inventario ahorra dinero: se cancelan las licencias sin uso, se evitan compras duplicadas y se aprovechan a tiempo los casos de garantía. Al mismo tiempo aumenta la seguridad, porque destacan los equipos sin actualizaciones recientes o los dispositivos desconocidos en la red. En las auditorías de los fabricantes se puede acreditar la situación de las licencias.

Son errores típicos las listas desactualizadas, la falta de responsables y un proceso que no se activa cuando un empleado se marcha: el portátil se queda con quien ya no trabaja allí y la cuenta sigue activa. El ITAM solo funciona si las altas y las bajas se registran directamente en el día a día, preferiblemente mediante el mismo sistema de tickets que utiliza el Service Desk.

A qué deben prestar atención las empresas

Empiece con un inventario inicial y designe a una persona responsable. Elija una herramienta adecuada a su tamaño y vincúlela con las compras, el despliegue y la eliminación de equipos. Nano Concepts le apoya en el inventario, la selección y la conexión del inventariado con el sistema de tickets y la gestión de dispositivos, y acompaña los proyectos de sustitución hasta la recogida documentada de los equipos antiguos.